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Dinero

La crisis también afecta a los eventos corporativos de las empresas: recortes de presupuesto, asistentes VIP y menos antelación en las reservas

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Como consecuencia de los recortes presupuestarios en “gastos extra”, como las actividades de comunicación externa e interna y diversos tipos de reuniones de trabajo, las empresas exigen a las agencias de organización de eventos que trabajen a contrarreloj: actos cancelados o aplazados por falta de presupuesto se reanudan de un día para otro con los “picos sobrantes” de otras partidas.

Además de que en los precios finales “hay mucho recorte”, expone Iria Rengifo, socia de la agencia de eventos ‘A todo Plan’ a El Confidencial Digital, este año “las empresas organizan sus eventos con mucha menos previsión”. Tradicionalmente, las compañías organizaban sus reuniones con relativa antelación, celebrando las reuniones con sus agencias de organización de eventos y comunicación con meses de anticipación. “Ahora es todo mucho más repentino”.

Las prisas vienen porque, con motivo de la ralentización económica, “hay muchas empresas que dejan de contar con presupuestos concretos para sus actos y actividades de comunicación”, lo que les lleva a aplazar ‘sine die’ o incluso cancelar muchos de esos eventos. No obstante, en cuanto “les sobra algo” de otros proyectos o partidas presupuestarias, lo destinan para reavivar otras actividades. “la toma de decisiones a este respecto es ahora mucho más repentina”, explica Rengifo, “se acortan las reuniones y preparativos de meses a días”.

Con ella coincide María Blanco, coordinadora de eventos del hotel Hesperia de Madrid, quien comenta a ECD que más que cancelaciones, “que siempre ha habido y seguirá habiendo”, lo que les “llama la atención” es la reducción del tiempo con que se solicitan las reservas para reuniones. Hasta hace unos meses, “muchos grupos reservaban fecha y sala para sus actos con un año de antelación”, recuerda Blanco, “ahora hay muchísimas peticiones en el mismo mes, casi de un día para otro”. Esta tendencia se nota también a todos los niveles, como en las bodas, cuyo plazo medio de preparación también se ha visto reducido a “unos 7-8 meses de media”.

Pese a este baile de cancelaciones y re-activación de eventos corporativos y “pese a la poca planificación, las cosas salen”, asegura la impulsora de ‘A Todo Plan’. Desde esta agencia dibujan algunos de los cambios de tendencia que se empiezan a ver en este sector: “antes se salía más, ahora te quedas en Madrid” para celebrar las reuniones y encuentros de empresa. Además, “se acorta mucho la duración” de estas actividades, intentando concentrarlas en una mañana o un par de jornadas consecutivas más breves que las que se convocaban antes.

Mientras, “sigue habiendo la misma demanda que antes”: desayunos y almuerzos de trabajo se reservan en igual medida, hay muchas presentaciones con cóctel por las tardes y fiestas de empresa por las noches, aseguran desde el departamento de Eventos del Hotel Urban de Madrid. “Salvo el parón que hubo durante la campaña electoral”, concretan a ECD, “todo sigue igual que antes”.

Por su parte, Isabel Escauriaza, redactora jefe del portal de organización de eventos EventoClick apunta a este confidencial que sus clientes –agencias de organización de eventos y proveedores-, aseguran que “no notan” la crisis económica, aunque Escaurizia señala que esta respuesta puede estar “marcada de alguna forma por el interés por no asustar y generar confianza” en el sector. En este sentido, añade que aunque “por ahora no se nota demasiado”la recesión, “la cautela se está aplicando en todos los sentidos” y desde todos los ámbitos, incluyendo las agencias de organización de eventos.

En cuanto a las tendencias, coincide con los responsables de eventos de los hoteles consultados por El Confidencial Digital. Desde EventoClick explican que “los desayunos son una constante, es difícil que sustituyan algunas reuniones por otras”, y que no hay grandes cambios en cuanto a la demanda de este tipo de servicios. Salvo en el gasto final: dada la coyuntura económica actual, “es normal que el cliente final se maneje con cierta cautela y no tire la casa de la ventana”. Esa preocupación se nota fundamentalmente en los lanzamientos de productos y servicios más sensibles a la demanda del consumidor, “donde es el propio cliente quien echa un poco el freno”, concluye Escaurizia.

Fuentes oficiales del hotel Intercontinental reconocen a El Confidencial Digital que están notando los recortes de presupuesto en los eventos de carácter nacional: “se pelea más el ajuste de precios, reducen el número de asistentes, buscan salas más pequeñas, etc.” Desde este hotel añaden que los clientes “miran más dónde invierten”, haciendo especial hincapié en el retorno de esa inversión: “se escoge mucho más lo que se hace”, aseguran desde el céntrico hotel madrileño. “ya no se arriesgan en una acción que no vaya a dar en el grano” y acierte de lleno en los objetivos fijados para el evento de turno. No obstante, los empresarios españoles “no reparan en gastos si consideran que la celebración de un acto, reunión o presentación” reforzará su presencia mediática, fidelizará a sus clientes o aumentará sus ventas.

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