Cuatro claves tecnológicas para lograr que crezca tu empresa

Adaptarse a los cambios es uno de los principales desafíos y una de las claves de la buena ventura de una empresa.

Por ello, en una era cada vez más digital, una de las ramas en las que más debe invertir cualquier empresa para poder adaptarse a los cambios y lograr nuestros objetivos es la tecnología.

Ésta se ha convertido en el gran aliado de la mayoría de las empresas de todo el mundo. De hecho, según datos extraídos de una de las últimas encuestas del Instituto Nacional de Estadística, el 99% de las empresas dispone en la actualidad de ordenadores y más del 48% del personal hace un uso empresarial de los mismos.

Sin embargo, aún es largo el camino que queda por recorrer. Y muchas son las tendencias tecnológicas que todavía es necesario que empiecen a adoptar la mayoría de las empresas si, de verdad, no quieren dejar escapar el tren de la digitalización. Estas son algunas de ellas:

Trabajo en la nube

La gestión documental es uno de los mayores retos de las empresas. En esta nueva era digital, una de las tendencias más importantes en este terreno consiste en adoptar soluciones documentales a través de Internet, lo que se conoce como “almacenar documentos en la nube”, un término que va más allá de cualquier fenómeno meteorológico.

Esta expresión, que proviene de “cloud computing”, se refiere a una nueva forma de trabajar a través de servicios alojados en Internet.

Aún son pocas las empresas que se han sumado a la “nube”. De hecho, según el estudio Uso de TIC y Comercio Electrónico en las Empresas, también realizado por el INE, apenas un 13% de las empresas utiliza algún servicio de cloud computing usado a través de Internet.

Pero todo apunta a que esta tendencia cambiará y la adopción de esta tecnología no dejará de crecer en los próximos meses.

Entre los servicios más empleados por las empresas destaca el almacenamiento de ficheros. Un 66% de las empresas utilizó este servicio a través de Internet, según datos extraídos del INE. Sin embargo, como comentábamos, también son muchas las que no han iniciado este tipo de procesos y así el INE apunta que el 28,8% aún no ha comprado un servidor de correo propio.

Pero, además de la “nube”, son muchas las herramientas para organizar el trabajo de las empresas. Algunas permiten dividir el trabajo en proyectos, tareas, asignar responsables de cada una de las divisiones y compartir documentos. Todo ello en tiempo real, como muestra del crecimiento de la movilidad entre los empleados.

Un modelo para llevar a cabo los procesos que se mencionan es el muntifuncional inteligente Smart Office Centre de Kyocera, que permite almacenar archivos en el equipo, de manera que estarán disponibles para su envío a los ordenadores o impresión siempre que sea necesario.

La huella digital

La tecnología como clave para el crecimiento de tu negocio no ha de ser empleada únicamente de  puertas hacia dentro, sino que puede ser un altavoz que ayude a las empresas a llegar a sus clientes de forma más eficiente.

Es la llamada huella digital o, lo que es lo mismo, la presencia en Internet que tiene la empresa tanto en sus propios canales como en los ajenos.

Una huella digital amplia hará que sea más fácil que un usuario encuentre tu empresa con una simple búsqueda en Google y plataformas similares y, por tanto, aumentará tu mercado y número de clientes más fácilmente.

Tener una página web suele ser el primer paso de la presencia digital de una empresa en Internet. El 90% de las empresas emplea esta herramienta como carta de presentación. No obstante, sólo un 55% de las mencionadas ofrece acceso a catálogos de productos o a listas de precios a través de este soporte y apenas un 9% realiza recepción de pedidos o reservas online en su página web, un signo de que muchas empresas necesitan una revolución tecnológica.

Las redes sociales son otro de los factores clave para hacer aumentar nuestro negocio. Ahora ya no basta con centralizar la presencia de una empresa en un único lugar. Los clientes o futuros clientes están presentes de manera heterogénea en la  red, y por ello la huella digital debe ser más amplia.

La tendencia apunta a que las empresas están preparadas para ello: en 2013, el uso de las redes sociales con fines empresariales aumentó un 11,7% entre las pymes y grandes empresas y un 17,5%, entre las microempresas. En el primer trimestre de 2014, casi un 90% de las empresas empleó redes sociales como Facebook y LinkedIn para darse a conocer.

La gestión documental

Sin embargo, pese a la evolución de la tecnología, existen ciertos ámbitos en las empresas cuyo proceso de transformación puede ser más problemático. Uno de ellos es la gestión documental, que supone la creación, distribución, almacenamiento y consulta de documentos tradicionalmente físicos y que cada vez se traducen más en electrónicos.

Las ventajas relacionadas con el crecimiento de una empresa vinculadas a una gestión documental digitalizada son evidentes: ahorro de espacio, dinero y, lo que es más importante para los trabajadores, un importante ahorro de  tiempo, por lo que su trabajo será más dinámico, podrán dedicar su tiempo a más labores y todo ello se traducirá en mejores resultados económicos.

Para muchas empresas, la gestión documental digital ha dejado de ser una opción. Algunos documentos, como las facturas electrónicas emitidas a la Administración Pública, deben enviarse en formato electrónico. Si esto se expande y se aplica a la relación con otros clientes más allá de las facturas, el resultado será mayor capacidad de automatizar y garantizar la entrega de información en el momento necesario y en el formato más adecuado.

La gestión documental de manera electrónica es importante para evitar que el tiempo dedicado a esta gestión no sea mayor al que pretendemos ahorrar. Por eso, muchas empresas apuestan por soluciones centralizadas, como el Centro Tecnológico de la Productividad Smart Office Centre, que permite gestionar todos los documentos de una forma eficaz y rentable, con un ahorro en tiempo de hasta una hora al día por empleado.

La automatización de los procesos, cada vez más clave

Las empresas invierten mucho tiempo en realizar cada una de sus tareas y proyectos, y aunque está claro que el tiempo es dinero, no todas las tareas se traducen en ingresos para la empresa. Incluso, a veces son las tareas que no aportan beneficios las que más tiempo pueden llegar a absorber a nuestros trabajadores.

Por ello, la automatización puede ser un gran aliado a la hora de simplificar procesos y ahorrar tiempo de manera interna. Para automatizar procesos con éxito es importante primero analizar los mismos dentro de la empresa e identificar aquellos que se podrían optimizar.

La automatización, por suerte, está al alcance de todos aquellos que tengan un mínimo nivel de digitalización. Podemos encontrar un ejemplo en el ámbito de la analítica web: si se dedica demasiado tiempo en iniciar sesión en las plataformas para obtener estos datos, siempre se puede automatizar para que las cifras sean enviadas por email. Esto también se puede aplicar a programar publicaciones en redes sociales.