¿Cuál es el sistema más confiable de control de horario?
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¿Cuál es el sistema más confiable de control de horario?

Las empresas deben verificar que sus procedimientos para controlar el horario de sus trabajadores como biometría o apps

Ante los cambios de las leyes del trabajo y el surgimiento de nuevas tecnologías de verificación de las horas de entrada y salida de los trabajadores así como del registro de horas extras, las organizaciones han tenido que cambiar sus sistemas para evitar sanciones legales.

 Por muchos aspectos tanto técnicos como jurídicos, las tarjetas RFID se han convertido en una alternativa más segura, confiable y legal.

Comparativa de los instrumentos actuales

Con la aprobación de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), las empresas deben verificar que sus procedimientos para controlar el horario de sus trabajadores como biometría o apps en los móviles corporativos, son legales porque en caso contrario, recibirán multas y sanciones. 

 ¿Es recomendable el uso de Biometría, Papel o Aplicaciones para el Control Horario?. La respuesta inicial es no, pero va a depender de cómo se apliquen estos sistemas de comprobación del control de presencia.

 Distintos consultores de sistemas RFID recomiendan su instalación, en vez de los analógicos por su alta fiabilidad. A continuación, las ventajas y desventajas de cada herramienta de revisión de las horas, así como también las precauciones legales a considerar.

 Uno de los más utilizados es el sistema de recolección de datos a través de las plantillas de Excel, que en la mayoría de los casos, consume tiempo del trabajador, quien a su vez puede manipular la hora de entrada o de salida en el registro.

 Para su implementación, es necesario elegir a una persona encargada y disponer de un ordenador para realizar solamente esta función. Sin embargo, su mayor contra es la imposibilidad de reducir el riesgo de ser sancionado por la acumulación de horas extras, entre otros factores.

 En algunos casos, estos programas no permiten la automatización en la transmisión de datos en el sistema contable de la empresa, por lo que requiere hacerlo de forma manual. Esto causa más pérdida de tiempo y la posibilidad de perder la información a medida que se transcribe.

 A su vez, al igual que los sistemas de escritura manual, estos causan la acumulación burocrática de los archivos a través de los años y el poco ordenamiento de la data.

Elementos biométricos

La información biométrica de las personas como las huellas dactilares y el reconocimiento de iris son considerados como datos sensibles e íntimos, bajo las nuevas regulaciones de la Unión Europea y en España, con la nueva LOPD. Aunado a la poca precisión legal acerca del uso de estos datos en el área laboral.

 Es por esto, que las organizaciones han resistido a implementar estos sistemas sofisticados, que a su vez, tienen un precio más elevado que los demás y causan renuencia en los trabajadores.

Apps para móvil

La nueva modalidad de las aplicaciones ha abierto el camino a demandas a las empresas, que obligan a sus empleados a utilizar su teléfono de uso personal para instalar esta aplicación de control.

Por lo que los directivos interesados en esta tecnología, deberán consultar con su asesor jurídico, con el fin de evitar caer en multas por violación de derechos laborales.

 Así como también, proveer de un teléfono corporativo de uso exclusivo para las funciones de trabajo y establecer claramente en el contrato que es un móvil, propiedad de la empresa.   

La RFID como solución

Una de las últimas tecnologías que representa una opción para los directivos es el sistema conocido como Identificación por Radiofrecuencia para gestionar el control de horario de forma eficiente y sin poner en riesgo la intimidad de los empleados.

 Este se sistema se aplica con pulseras o tarjetas resistentes y seguras, que las personas usan con un lector RFID. Hoy en día, uno de los softwares más utilizados por las pymes españolas es Go Time, con distintos productos para el control de horario.

 Aparte, esta alternativa es recomendada por los expertos de Controlador de Presencia, en materia jurídica y tecnológica, con el fin de garantizar la fiabilidad de las organizaciones. 

 Los beneficios del RFID en las organizaciones son las siguientes.

  • Es un programa automatizado y seguro, que registra la información precisa y al detalle, lo que reduce las lecturas manipuladas que generan las demandas, indemnizaciones y sanciones.
  • Tanto las tarjetas como los lectores son de propiedad exclusiva de la empresa. Esto protege la ajenidad, exigida por la normativa vigente de trabajo.
  • Salvaguarda los derechos de intimidad de los trabajadores.
  • Transmite de forma automatizada los datos al sistema central de información. A su vez, envía notificaciones en caso de sobrecargo de horas extras.
  • Se actualizan de manera constante de acuerdo a lo exigido por la ley.

Así, se han unido las ventajas de la automatización de datos, con el respeto de las normativas vigentes en lo laboral tanto en España como en la Unión Europea. En caso de alguna duda, consultar con el equipo legal. 

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