Cómo digitalizar notas de gastos
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Negocio

Los beneficios de las notas de gastos digitalizadas para las empresas

Las nuevas tecnologías no paran de lanzar nuevos productos al mercado para mejorar la eficacia y productividad de las empresas. Una de estas herramientas son las notas de gastos digitalizadas que, a diferencia de las convencionales, proporciona beneficios tanto para empleados como para empresarios. 

Es bastante habitual que un empleado suela ir guardando las facturas y tickets de viajes, transporte, comidas o visitas a cliente, gastos generados por su actividad laboral en los que va incurriendo a lo largo de la semana. En muchas ocasiones, ordenar, justificar y solicitar aprobación de dichos gastos supone emplear un tiempo extra considerable.

Con la solución de notas de gastos digitalizadas de Kyocera el proceso se convierte en algo mucho más sencillo para ambas partes. A través de un solo clic los empleados consiguen optimizar costes y tiempo. 

Así mismo, por medio de esta solución, los departamentos de administración y finanzas podrán obtener un control absoluto de los gastos, automatizar los procesos de ahorro de tiempo y costes, tener unos asientos contables automatizados, además de mantener un control unificado de los gastos de las diferentes áreas y centros de coste. 

Hablamos de notas de gastos digitalizadas, una solución que proporciona un control exhaustivo de las políticas de gasto, ahorro de tiempo en todos los procesos y mejora la satisfacción de los empleados. 

¿Cómo funciona? 

Gracias a esta solución cloud (una herramienta en la nube a la que pueden acceder tanto empresario como empleado), el usuario puede registrar automáticamente toda la información de sus gastos. 

Solo tiene que realizar una fotografía de un recibo de compra, sin ninguna delegación administrativa y subirlo a la plataforma. De esta manera se elimina el coste de almacenaje del papel y los riesgos derivados de perder dicha factura. 

Ventajas para las empresas 

¿Qué ventajas proporciona estas notas de gastos a las empresas? 

Primero: Reducen el volumen administrativo de los cargos intermedios, que también pueden aprobar el gasto con solo un clic. Segundo: agilizan los desplazamientos y viajes de los empleados, incluso de forma anticipada, lo que elimina la probabilidad de incurrir en un posible fraude. 

Con esta herramienta el usuario se libera de guardar un montón de facturas de papel, tenerlas que ordenar, dar cuenta del gasto, etc. Como hemos dicho, el ticket es digitalizado mediante una foto, destruyendo el papel y se puede acceder a la información de forma inmediata en cualquier momento y lugar. 

Para el responsable de la empresa que debe aprobar todos los gastos de los empleados y comprobar los justificantes, esta herramienta también le ahorrará tiempo y le proporcionará eficacia administrativa y de organización. 

La solución de las notas de gastos facilita al aprobador de la empresa acceso a la información de forma inmediata, mayor control de los gastos del área, identificación de duplicados e incidencias del gasto y lo que es más importante: podrá aprobar de manera simple y ágil desde el móvil o desde la web. 

Otra ventaja útil: recibirá alertas visuales de forma inmediata tanto en su móvil como en la web que le darán una información en tiempo real de las incidencias.  

Un proceso sencillo 

El proceso de la nota de gastos es muy sencillo: la plataforma registra la preparación de un viaje, visita a cliente o cualquier otra actividad profesional que esté cubierta por la empresa. 

La herramienta proporciona una gestión de ese gasto (por ejemplo, un viaje) desde el primer momento, teniendo el control de todos los elementos del mismo: gastos, gestión financiera, recuperación del IVA o business inteligente. Los datos son vistos por las personas autorizadas, que suelen ser el responsable de la empresa encargado de este área o departamento, y el empleado.  

En definitiva, una solución eficaz que ayuda a las organizaciones a poner el conocimiento para impulsar su transformación.

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