Consejos para adaptar una pyme al teletrabajo

Hace un tiempo, en España no estábamos muy familiarizados aún con el concepto Digital Workspace, pero es, sin lugar a duda, el escenario hacia el que está girando el marco empresarial. En un contexto internacional en el que las posibilidades que ofrecen los avances técnicos permiten a muchas empresas adaptar sus modelos de negocio a las nuevas circunstancias que se han generado a raíz de la pandemia mundial de Covid19 y de las respuestas gubernamentales a la misma, el teletrabajo se erige como una gran solución llena de oportunidades que, ya hoy en día, pueden comenzar a vislumbrarse.

El teletrabajo, la nueva realidad postpandemia

Trabajar a distancia en espacios de trabajo digitales en los que la tecnología juega un rol fundamental se está convirtiendo en la tónica habitual en un entorno en el que, hasta hace bien poco, esas técnicas no ocupaban más que una posición secundaria (o, mejor dicho, residual) dentro de las formas de relación laboral predominantes en el mundo empresarial. Las fórmulas de trabajo digital remoto que antes afectaba a un porcentaje reducido de la fuerza laboral —española en particular, pero también, aunque en menor medida, de los países de nuestro entorno— se están convirtiendo en prácticas cada vez más generalizadas. Esto supone todo un reto parael sector, y en concreto para las miles de Pymes que tratan de adaptarse a la nuevarealidad implementando unos procesos sobre los cuales no necesariamente tienen toda la información, ni cuentan con herramientas específicas.

La transición al teletrabajo

El proceso de adaptación al teletrabajo no ha de ser un proceso de todo – nada, sino más bien un cambio de filosofía en las relaciones en la empresa, perfectamente se puede comenzar habilitando el acceso a los trabajadores a recursos remotos simplemente utilizando una VPN para PC, pero eso es solo un primer paso, cambiar la forma en la que se realizan los procesos en la empresa es el gran secreto de este tipo de transiciones.

Para sacarle el partido que tiene al teletrabajo y disfrutar de todas las ventajas que puede ofrecer, debemos tratar de impulsar una transición consensuada y progresiva, que surja de una dimensión estratégica, establezca una serie de pautas e hitos y cuente con todos los sistemas y conocimientos necesarios para su implantación. Por mencionar solo algunas de las más relevantes, cuestiones como la digitalización de los procesos y los documentos que utilicemos; la fiabilidad, la seguridad y la calidad de las conexiones y las herramientas de las que nos sirvamos para teletrabajar; ola comunicación y organización entre equipos, se plantean como temas esenciales a lo hora de facilitar una transición con las menores incidencias posibles.

Aunque no sea sencillo y lograr una readaptación a estas nuevas dinámicas pueda suponer un verdadero cambio en la cultura y filosofía empresarial, las recompensas que podremos obtener no son pocas ni nada desdeñables. En los casos más graves, de una correcta adaptación a este nuevo entorno dependerá nada menos que la supervivencia de nuestra empresa. En otros más ligeros, de llevarse de manera adecuada, supondrá un avance sustancial en cuestiones como la conciliación laboral, la reducción del absentismo laboral, el aumento de la eficiencia y la productividad, así como un importante ahorro en los costes y los gastos asociados a los locales y, como no, un gran paso en el proceso de digitalización e implantación de tecnología.

No reinventar la rueda

Por suerte, hay cada vez más herramientas colaborativas en forma de aplicaciones, plataformas web y programas digitales que nos pueden ser de gran utilidad a la hora de lograr nuestros objetivos en esta materia.

Por mencionar algunas, plataformas de gestión colaborativa como Asana, Jira Software o Google Suite Trello, TeamDeck o Epic Flow nos pueden ayudar a gestionar mejor nuestro trabajo y llevar un seguimiento más preciso y dinámico de nuestras tareas. Con Zoom, Meet o Slack, ClickMeeting, Crowdcast o GoToWebinar tendremos unas herramientas potentes para comunicarnos y realizar formaciones a través de videollamada. Google Drive, Google Docs, Dropbox o One Drive nos abrirán la puerta a toda una oficina digital con potentes funcionalidades organizativas, colaborativas y de almacenamiento de información. ¡Y estas son solo unas pocas, el ecosistema digital se está plagando de herramientas diseñadas para comunicarnos mejor, facilitar los procesos y ser más productivos!

El futuro está aquí, solo nos queda adaptarnos a él.