“Involucrar”: el factor clave en los procesos de cambio en las empresas
La importancia que tiene involucrar a los equipos y las personas en los procesos de cambio de las empresas
José Jiménez, colaborador estratégico de ECM Transformation Management, explica la importancia que tiene involucrar a los equipos y las personas en los procesos de cambio de las empresas.
“Para el éxito de cualquier cambio empresarial, es prioritario involucrar a todos los empleados, y uno de los aspectos más importantes para conseguir la complicidad de los empleados es la comunicación”.
Sin embargo, muchas compañías no prestan atención ni dedican esfuerzo al cuidado de esta estrategia empresarial. Se necesitan tiempo y recursos para llevar a cabo una comunicación eficaz ante cualquier proceso o proyecto que genere cambio.
Esta falta de cuidado, tiempo y recursos dificulta y encarece notablemente la consecución de resultados.
“Tras asistir a muchos procesos de cambio y promover algunos en distintas compañías, podemos valorar, a priori, tres errores relacionados directamente con la comunicación: errores en el contenido de los mensajes, errores en cómo se transmiten los mensajes y errores en la frecuencia y en la dirección de los mensajes”, explica José Jiménez.
Errores en el contenido de los mensajes
El primer error es que las empresas y sus responsables no explican con detalle las razones que están detrás del cambio, sino que nuestros mensajes se centran en el cambio en sí mismos.
Anunciamos un nuevo sistema, o un nuevo organigrama, o nuevas responsabilidades, pero no explicamos por qué son necesarios, cuáles son los problemas a resolver y cómo este cambio los va a solucionar.
“Y si los empleados no comprenden el cambio, no podemos esperar que se involucren”, señala el experto.
La primera piedra del compromiso necesita que todos entendamos hacia dónde se dirige la empresa y la necesidad de emprender ese camino.
Errores en cómo se transmiten los mensajes
El segundo error que se comete es la manera o el circuito que utilizamos para comunicar los cambios. Lo habitual es que la transmisión de los mensajes se haga a través del organigrama de la compañía.
Así, por ejemplo, los miembros del comité de dirección explican los cambios a los directivos a su cargo, estos a los responsables de área, y así hasta que alcanza a todos los empleados.
“El problema que trasluce esta forma de hacerlo es que existen muchos comunicadores, y cada uno de ellos transmite lo que entiende o lo que quiere entender sobre las razones y el alcance del cambio”, subraya José Jiménez.
Al delegar la comunicación en personas muy diferentes, no expertas en comunicación, y quizás con diferentes intereses, agravamos aún más el problema anterior en cuanto al contenido del mensaje.
Este efecto llamado el “teléfono escacharrado” no es deliberado, entendamos que es una consecuencia directa de dejar al azar una tarea de tanta importancia como es el asegurarnos que los mensajes lleguen de manera efectiva y real a todas partes.
Error en la frecuencia y dirección de los mensajes
El método, por lo general, es realizar una sola comunicación en un momento cercano al comienzo del proceso de cambio y, además, es una comunicación en un solo sentido: es un hito unidireccional.
Un ejemplo: reunimos a nuestros colaboradores en una sala, un día, y les contamos lo que hemos entendido o hemos querido entender del cambio. Sin embargo, el cambio será un proceso con diferentes etapas y que exigirá sucesivas comunicaciones en las que hablemos de la evolución del mismo, de dificultades y éxitos, de variaciones en la planificación, etc.
Además, si tratamos la comunicación solo de una perspectiva unidireccional, nos quedaremos faltos de perspectiva global. Más que una comunicación diseñada de esta manera, las compañías deberían esforzarse en tener diálogos constructivos y colaborativos con toda la plantilla sobre el cambio, sobre este proceso que iniciamos.
En estos diálogos con los empleados, descubriremos tanto dificultades a resolver no previstas y que, al desconocerlas, retrasarían y encarecerían la implantación del cambio, como también descubriremos aceleradores del proceso de cambio.
La comunicación a la compañía no es algo estético ni estático, sino que es un pilar en todo cambio empresarial y, por ello, debe ser realizado por especialistas tanto en la comunicación y como en la gestión del cambio.
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