El mejor aliado del PDF en el teletrabajo son las herramientas online

PDF (acrónimo de Portable Document Format) es un formato de almacenamiento de documentos desarrollado por Adobe Systems que es ampliamente utilizado para el intercambio y presentación de documentación que se comparte en Internet.

Actualmente es uno de los formatos más utilizados para enviarlos por correo electrónico, si bien es verdad que, a la hora de ser editados, es necesario recurrir a herramientas externas como las de FormatPDF.com para realizar los cambios.

Seguridad

Esto se debe a que originariamente solo se pensó para ser compartido y no para variar su contenido. Por lo tanto, una de las ventajas de los documentos PDF es la seguridad, ya que ofrece la opción de proteger su contenido con clave, o permitir únicamente la lectura del documento, sin poder realizar cambios o imprimir.

De esta manera, los documentos en formato PDF son muy útiles para trabajos de administración general y privada, para enviar currículums a empresas, documentos universitarios, colegios, facturas, incluso para temas fiscales.  Es decir, la ventaja de los documentos PDF para el trabajo es protegerlos de posibles cambios, fundamentalmente para documentos de empresa con contenido sensible.

Proteger de los virus

Otra de las ventajas del formato PDF es que es compatible con casi todos los sistemas operativos conocidos (Windows, Mac, Linux, Android...), lo que facilita el poder ser compartido por varios ordenadores, móviles o tabletas. Además, permite mantener el formato y el estilo original, tras ser enviado por correo electrónico.

Es decir, al compartir documentos en formato PDF, el receptor puede verlos en el estilo y estructura original, porque son compatibles con todos los equipos.

¿Cómo instalamos el formato PDF en nuestro ordenador? Muchos equipos  convencionales incluyen el formato PDF para trabajar los documentos o bien, se preparan en Word y al guardar, se exportan a PDF. Sin embargo, la mayoría de los equipos deben descargar e instalar los programas en el ordenador.

Otra opción son las herramientas online que evitan tener que descargar e instalar estos programas en el equipo. De este modo, el usuario gana tiempo, evita gasto de recursos y memoria del ordenador, además de salvarse de posibles virus.

Herramientas online

Las herramientas online que están saliendo al mercado permiten convertir, editar y trabajar con herramientas de PDF online sin necesidad de programas, es decir, convertir a PDF cualquier documento, desde Word hasta Excel, pasando por JPG, PowerPoint o EPUB, entre otros.

Así, por ejemplo, algunas acciones que se pueden realizar con estas herramientas son las siguientes: comprimir PDF, para reducir el peso de los documentos; dividir PDF para separar páginas y tener varios archivos diferentes a partir de uno solo y ordenar PDF con el fin de cambiar el orden de las páginas que se deseé.

Otra de las ventajas que ofrecen las herramientas online es convertir documentos Word en PDF (o viceversa) incluso pasar un documento Excel a PDF (o viceversa) sin necesidad de programas.

Así mismo, estas herramientas online ofrecen la posibilidad de convertir los archivos PDF a imágenes JPG, imprescindibles para publicar en las redes sociales y para profesiones emergentes actuales como los community manager.

Y si lo que queremos es leer un documento PDF en formato libro (EPUB) algunas herramientas online que existen en el mercado facilitan esta conversión online y sin necesidad de instalar ningún programa durante la conversión.

Por lo tanto, en esta nueva era del teletrabajo, los documentos PDF son una herramienta imprescindible para trabajar desde casa.