Software en el sector de las agencias de viajes

Las agencias relacionadas con el sector turístico deben de coordinar muchos procesos para organizar un viaje. Todo lo relacionado con alojamientos, traslados, excursiones o circuitos debe de ser controlado en detalle, ya que cualquier error puede ser garrafal.

El software para las agencias de viaje / turístico ha evolucionado en consecuencia en estos últimos años. Gesintur Innovación y Gestión es una empresa que da servicio especializado a las agencias de viajes y se encarga del desarrollo de este tipo de programas, identificando las necesidades de las entidades relacionadas y ofreciendo las soluciones correspondientes.

Son expertos en el desarrollo de software en la nube; es decir, que se podrá consultar toda la información desde cualquier dispositivo autorizado (tanto para un PC, MAC o Tablets), y tan solo se necesitará de conexión a la red para ello. Por ejemplo, han desarrollado GIAV, un software muy utilizado por las agencias de viaje. Permite trabajar en la nube desde cualquier dispositivo o lugar, no tiene ni cuota de alta, ni permanencia o complicaciones y es capaz de gestionar todas las reservas fácilmente, usando expedientes.

Además, se ajusta completamente al reglamento de la RGPD (Reglamento General de Protección de Datos Personales) cumpliendo con la legislación vigente y al REAV (Régimen Especial de Agencias de Viajes) aplicándolo de manera automática sin necesidad de conocimientos contables específicos.

A continuación, vamos a estudiar cómo este tipo de software puede ayudar a las empresas:

Aplicaciones prácticas del software para agencias de viajes o sector turístico

Control de facturación

Esencialmente las agencias de viajes pueden gestionar sus expedientes de forma segura. A nivel de contablidad este software aplica automáticamente el REAV Régimen especial de Agencias de viajes. Los agentes no necesitan tener conocimientos fiscales para facturar de forma segura y así pueden dedicarse a la labor comercial tranquilamente. Sin contar con los beneficios fiscales que esto conlleva ya que hasta ahora muchas agencias ante la duda facturan en régimen general y tributan cantidades superiores en muchos casos. Y en los casos en los que no facturan bien se encuentran con inspecciones de Hacienda que en el caso de encontrar facturación mal realizada se arriesgan a multas cuantiosas que consisten en tener que pagar un porcentaje de la facturación emitida en los últimos años además de la sanción correspondiente.

Gestión de alojamientos

En relación con el alojamiento, este software permite que la empresa pueda gestionar los alojamientos de contratación propia, o aquellos que se contraten con proveedores externos.

Consigue una gestión administrativa completa, define reglas y políticas para venta, integra tipologías de cupo y de contratos, gestiona los procesos que requiera el negocio y hasta, según el software, consigue la integración con programas contables, ayudando a llevar al día la contabilidad.

Gestión de traslados

Este tipo de programa también resulta muy práctico para controlar los procesos relacionados con el transporte. Como, por ejemplo.

• Agrupación de clientes en los vehículos disponibles.
• Programación de rutas.
• Control exhaustivo de los costes.
• Extracción de informes y/o notificaciones para contrastar la información con proveedores.
• Comercialización a través de los diferentes canales de venta.
• Gestión de reservas online.

Gestión de excursiones

Funciones muy interesantes para controlar las excursiones o tours turísticos:

• Asistencia al usuario.
• Comunicación con proveedores.
• Gestión de talonarios.
• Liquidaciones de ventas.
• Servicios combinados.
• Sistemas de pago (vía web, a través de TPVs, XML…)

Gestión de reservas

Además, también resulta muy interesante controlar las reservas a través de este tipo de software.

Permite controlar servicios, contratos internos o externos, gestionar cobros o pagos fraccionados, elaborar diferentes cotizaciones, evitar que se hagan reservas cuando ya está todo cubierto, además de establecer un práctico sistema de aviso para mejorar la comunicación con los clientes o con los proveedores.

Como puedes ver, el software para agencias de viaje es mucho más que un simple programa: es la estructura en la que se sustenta toda la empresa, una forma de tenerlo todo organizado.

Si no se cuenta con un software de calidad, adaptado a las necesidades de cada empresa, el negocio de desmoronará.