Cómo optimizar el trabajo en equipo en 7 pasos

Todo objetivo de cualquier equipo es trabajar como una máquina bien engrasada para que los procesos fluyan con rapidez y la productividad sea óptima. Pero, ¿cómo se llega a ese punto?

La inmensa mayoría de los trabajadores tiene que trabajar en equipo en su día a día. Si hay alguien que trabaje solo, posiblemente este artículo no le va a ayudar mucho, pero si lo que se busca es que el trabajo en equipo pase al siguiente nivel y no se consigue, posiblemente se esté perdiendo alguna de estas ideas.

Se ha demostrado que los equipos que trabajan unidos y por un objetivo común son mucho más exitosos que los que no. Se puede pensar que esto es una obviedad, pero sorprendería conocer la cantidad de veces que los objetivos no se consiguen debido a tiranteces entre los integrantes o malos entendidos cuyo resultado no es nada bueno.

7 ideas para optimizar el trabajo en equipo

Liderar un equipo no siempre es fácil. Todo parte en la parte de contratación, donde el manager debería estar presente en las entrevistas para intentar conocer al potencial candidato mejor no solo en su potencial desempeño laboral sino también en su carácter, forma de ser y la forma en la que podría encajar con el resto del equipo. Se puede tener un background de 10 pero ser una persona con un carácter totalmente diferente al resto de personas del equipo por lo que quizá no sería la contratación ideal.

Una vez que el equipo esté montado, estas son 7 ideas que pueden ayudar a que el trabajo en equipo sea el esperado:

Crea un organigrama de la empresa

A pesar de que normalmente se trabaja con los propios compañeros de equipo, normalmente las dependencias con equipos de otros departamentos ajenos al propio, hacen que los deadlines no se puedan cumplir. Hacer organigramas online es una buena idea para intentar optimizar este proceso por el simple hecho de que no solo no se pierde el tiempo encontrando a la persona responsable a la que hay que acudir, sino que se puede contactar directamente sin necesidad de intermediarios ni nadie que pueda entorpecer el proceso.

Idealmente, para que esto no ocurra también se tendría que haber definido esta ayuda en un proceso previo de planificación para que ambos equipos sepan que precisarán la ayuda del otro para una determinada iniciativa. Pero un organigrama puede ayudar mucho más de lo que parece porque puede ahorrar mucho tiempo a los trabajadores.

Realiza eventos de equipo

Celebrar eventos de equipo siempre es algo que fortalece las relaciones profesionales de cualquier equipo y es algo que, desgraciadamente, está desapareciendo. Dependiendo del presupuesto con el que se pueda contar, se puede hacer desde un pequeño viaje de equipo, siempre profesional, hasta eventos menos ostentosos en restaurantes, bares, escape rooms…

La idea detrás de esto es no solo desconectar de las tareas diarias, sino de conocer mejor a los compañeros y compañeras para fortalecer la relación laboral. Además si se realiza un escape room, por ejemplo, es una buena oportunidad para trabajar en equipo en objetivo de un bien común que luego puede ser trasladado al día a día. Es un aspecto importante para optimizar el trabajo en equipo.

Pon énfasis en la comunicación

La comunicación es, posiblemente, el apartado más importante para conseguir un trabajo en equipo productivo. Y no nos estamos refiriendo a simplemente a hablar entre compañeros a través de Slack, sino a un nivel más global. Se ha demostrado en más de una ocasión, que los equipos de trabajo que tienen una comunicación colaborativa son más exitosos. Esto es no simplemente acatar órdenes de los managers, sino que sean los propios empleados quienes puedan proponer ideas que los jefes puedan considerar.

Ese proceso de comunicación a la hora de decidir las tareas es esencial porque a todos y a todas nos gusta ser escuchados y ver que nuestras ideas se toman en cuenta y eso nace de la comunicación. Por supuesto ahí no acaba y se debería de poner en común qué herramienta se utilizará para comunicarse, y más ahora en la época del trabajo híbrido, cómo se hará y si hay que establecer una serie de buenas prácticas para ello. Por ejemplo, se utilizará Slack como canal oficial de forma interna y se tiene un límite de 5 horas para responder para favorecer los procesos. De esta forma, se estará atento a esa herramienta y no a otras como puedan ser Microsoft Teams o el propio WhatsApp.

Así mismo, si se trabaja con equipos externos a la compañía habría que definir una serie de pautas a tener en cuenta ya que estamos representando a nuestra empresa y, aunque tengamos un estilo personal, siempre está bien tener un estilo unificado que dotará a la empresa de una marca personal que favorecerá el trabajo en equipo.

Evita el micro management

A nadie le gusta que estén detrás viendo qué hace y cómo trabaja a cada momento. Esto es la anti-optimización del trabajo en equipo. Si se tiene a alguien en un equipo es porque se confía en sus habilidades profesionales sin necesidad de estar preguntando a cada rato qué es lo que está haciendo. De hecho, eso puede generar una inseguridad en el trabajador que le hará desconcentrarse y ser más propenso a fallar en sus tareas diarias.

Si se quiere llegar a ese punto en el que el equipo sea infalible, la confianza es clave y eso es lo que hay que trabajar. Se tiene que hacer al equipo partícipe en las decisiones, en lo que dicen en las reuniones y en sus opiniones porque, como te decimos, si se está trabajando es porque se es profesional y porque se les valora. Aunque el manager tenga esto claro, hay que hacérselo saber a los trabajadores para que se sientan motivados y den lo mejor de sí.

Utiliza herramientas online

Hay una gran cantidad de herramientas de gestión que están creadas básicamente para aumentar la productividad y optimizar el tiempo, ¿por qué no utilizarlas? Asana, Miro, Notion, Trello son unas de las muchas que equipos de todo el mundo y de distintas industrias utilizan en su día a día para optimizar su rendimiento.

Este tipo de herramientas no solo ayudan sino que también se antojan fundamentales en el paradigma de trabajo actual en el que no necesariamente hay que ir a la oficina y se puede trabajar de forma remota. Te permite tener todo centrado en un lugar online de libre acceso desde cualquier lugar y sincronizar tareas con el resto de compañeros de una forma mucho más sencilla y efectiva.

También se pueden utilizar para que las reuniones sean más productivas, la planificación sea más rápida y eficiente o para hacer una retrospectiva para ver qué ha funcionado, qué no y discutir en qué aspectos se puede mejorar para llegar a ese punto óptimo.

Realiza sesiones de aprendizaje

Aunque alguien lo piense, nadie lo sabe todo sobre algo. Las sesiones de aprendizaje para un equipo deberían ser algo habitual si no es cada mes, cada 2-3 meses. Ya sea de una persona externa experta en algo relacionado con lo que hace el equipo, o incluso los propios miembros del equipo, pueden hacer una presentación sobre lo que se ha aprendido en los últimos meses, ya sea después de haber realizado un curso o en base a lo que se ha aprendido haciendo una de las tareas.

El aprendizaje debería ser continuo, siempre y cuando no interfiera con las iniciativas de la empresa, y eso es algo que los managers de equipos deberían fomentar. Conseguir presupuesto para la realización de cursos, para comprar libros o para poder invitar a expertos a que realicen una masterclass sobre algo y respondan preguntas.

Busca el superpoder de cada persona del equipo

En cualquier película de superhéroes que se precie, pongamos el ejemplo de Los Vengadores, siempre tienen que trabajar en equipo para alcanzar el objetivo común. Todos tienen su superpoder especial que unido al de los demás forman esa máquina perfecta que ayuda a salvar al universo una y otra vez.

En el ámbito laboral se puede hacer algo parecido. Toda persona del equipo tiene un superpoder que otro no tiene, o que no se le da tan bien. Hay que encontrar las fortalezas de cada uno para que cada persona pueda ser considerada el especialista para determinadas tareas y así saber a quién acudir en el momento en el que se precise ese tipo de ayuda para optimizar el tiempo y, por tanto la efectividad.

Por ejemplo, pongamos que en un equipo de marketing digital tenemos un equipo de 4 personas. A una se le da bien los reportes en Excel, a otra la elaboración de artículos, a otra la maquetación de Newsletters y la última es excelente en comunicación tanto interna como externa. A priori, las cuatro personas deberían saber de todo, porque es lo que se exige, pero sabiendo quién es el mejor en cada ámbito puede ahorrar mucho tiempo al equipo y, sin duda, a optimizar la producción.

Con esta pequeña guía se pueden llevar a cabo acciones que a medio y largo plazo pueden ayudar mucho a que ese engranaje funcione mejor. Esto no va de que fuera del ámbito laboral también se tenga que tener una buena relación personal, pero son personas con las que se pasa una gran parte del día y con las que se debería tener una confianza y relación laboral positiva, para que los éxitos lleguen.