De la máquina de fichar al software en la nube: la evolución de los sistemas de control de asistencia en las empresas

Aunque cada vez menos frecuente, todavía sigue siendo común entre las pequeñas empresas, ver como trabajadores acuden a sus respectivos centros de trabajo y registran sus horas de entrada y salida en un cuaderno o una hoja de forma manual. Un escenario anticuado y poco eficiente. Tanto que puede llevar a errores y, en consecuencia, a sanciones económicas por parte de la Inspección de Trabajo. Sobre todo a raíz de la ley de control horaria. Una normativa que será actualizada próximamente y que prevé, entre otras novedades, la subida de las multas por encima de los 10.000 euros para las empresas que la incumplan.

En este contexto y en el marco de la negociación para reducir la jornada semanal a las 37,5 horas, la necesidad de un control de asistencia eficiente se ha vuelto crucial en el mundo empresarial actual. No solo por cuestiones de productividad, sino también por cumplimiento legal. Para subsanar problemas y hacer todos estos trámites más sencillos, la tecnología ha evolucionado lo suficiente para desarrollar sistemas de control de asistencia precisos, superando las anticuadas máquinas de fichar y logrando sofisticados softwares en la nube.

¿Qué es un sistema de control de asistencia?

Un sistema de control de asistencia es una herramienta que permite a las empresas registrar y gestionar el tiempo que sus trabajadores dedican al trabajo. Va más allá del simple registro de entradas y salidas, ya que ofrecen funcionalidades como el seguimiento de horas extras, gestión de turnos, control de ausencias y generación de informes detallados sobre la productividad.

Gracias a esas soluciones, una cadena de supermercados podría utilizarlo para asegurarse de que siempre tiene suficiente personal en las horas punta, optimizando así la atención al cliente y la eficiencia operativa. Es, por tanto, una herramienta esencial para que las empresas sean más productivas y competitivas.

Sobre todo desde el punto de vista de la documentación y archivo de la información. Hay que tener en cuenta que en España todas las empresas deben llevar el registro de horario de sus trabajadores y que cada compañía está obligada a archivar el registro de horario de los empleados durante cuatro años, haciéndola accesible para los empleados y los sindicatos, quienes deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los trabajadores.

Evolución de los métodos de control de asistencia

En este camino por la búsqueda de la eficiencia, las empresas del sector han desarrollado nuevas tecnologías para facilitar el trabajo de los responsables de Recursos Humanos. Podemos decir, sin riesgo de equivocarnos, que la evolución de estos sistemas ha sido notable.

El registro manual, el más básico, las clásicas máquinas de fichar que utilizan tarjetas físicas, o las soluciones biométricas son algunas de las soluciones que ha ido implementando las empresas del sector para facilitar el control de asistencia en las empresas. 

El uso de huellas dactilares o reconocimiento facial también se han valorado e implementado en algunas compañías. No obstante, estas opciones han generado polémicas desde el punto de vista de los datos privados.

En la actualidad,  el registro de asistencia es común realizarlo a través de dispositivos web, móviles y aplicaciones. Un comercial, por ejemplo, puede registrar su jornada desde su smartphone mientras visita clientes, proporcionando además datos de geolocalización para un seguimiento más preciso.

Ventajas de tener un sistema de control de asistencia

La implementación de un sistema moderno de control de asistencia ofrece múltiples beneficios para las empresas y para los propios trabajadores. En primer lugar, proporciona un registro preciso de la jornada laboral, cumpliendo así con los requisitos legales y evitando posibles sanciones.

Además, ayudan a reducir el absentismo y mejorar la productividad. Cuando los empleados saben que su tiempo se registra con precisión, tienden a ser más puntuales y eficientes. Según un estudio de la consultora McKinsey, las empresas que implementan una cultura de optimización del tiempo logran un aumento del 20% en su productividad.

Mucha de esta productividad ganada se debe a la automatización de procesos que ofrecen estos sistemas. De hecho, uno de los puntos fuertes es que ahorra tiempo en tareas administrativas al no tener que procesar manualmente los datos de los empleados relacionados con su asistencia en la empresa.

Esta evolución experimentada por los sistemas de control de asistencia refleja los cambios del entorno laboral del siglo XXI, cada vez más digitalizado y tecnológico. Se ha pasado de simples máquinas de fichar a sofisticados sistemas en la nube que ofrecen una visión completa del tiempo y la productividad de los empleados.

Esta transformación no solo ayuda a las empresas a cumplir con la legislación, sino que también proporciona herramientas con las que optimizar el trabajo y mejorar la satisfacción de los empleados.

En la actualidad, es esencial contar con un sistema digitalizado para poder registrar la mejor información sobre la asistencia de los trabajadores. De ahí, la importancia de conocer las opciones disponibles, como la de Sesame HR, y elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades específicas de cada compañía.  Una implementación que ayudará a impulsar la eficiencia y productividad del negocio. ¿Estás listo para dar el salto y digitalizar el control de asistencia?