Te lo aclaro

Cómo acelerar la transformación digital de las empresas frente a una segunda ola del coronavirus

Teletrabajo.
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La digitalización ha revelado ser de las respuestas más populares a la crisis sanitaria y económica actual. Con el fin de mantener el negocio en marcha, las empresas se han adaptado a las nuevas políticas de teletrabajo, las reuniones en remoto y la tramitación a distancia de procesos internos.

Incluso las empresas más conservadoras se han visto obligadas a evolucionar y modernizar sus flujos de trabajo para adecuarse a esta realidad.

Pese a la vuelta progresiva a la normalidad, la alta probabilidad de una segunda ola de restricciones, que otra vez interrumpiría las actividades comerciales, mantiene en alerta a las empresas.

Para evitar que la situación coja desprevenidos a los negocios, y simplemente suponga adaptarse a las circunstancias, es recomendable tomar la iniciativa para fomentar la transformación digital lo antes posible. Laurie Reynaud, Pre-Sales Engineer en Inbenta, profundiza en las claves de cómo acelerar la transformación digital en las empresas frente a una segunda ola del Covid-19 en los próximos meses.

Puntos débiles y objetivos

Gracias a la experiencia única de la pandemia, los empresarios ya disponen de mucha información sobre procesos, departamentos o sistemas informáticos que fueron estorbos o incluso obstáculos en la actividad diaria durante el confinamiento, es decir, que necesitan digitalizarse con urgencia.

Al recopilar comentarios de tus compañeros de trabajo y analizar las tendencias en los KPI internos, es posible identificar aspectos específicos que precisan mejoras. Esta toma de requisitos es la clave para definir adecuadamente los objetivos que la empresa necesita alcanzar durante su transformación digital.

Es recomendable crear una lista de necesidades detallada con todos los cambios que se quieran llevar a cabo. Se debe tener en cuenta por qué motivo algunos aspectos se consideran puntos débiles y por lo tanto mejorables, cuáles son las limitaciones que pueden encontrar en la implementación de mejoras así como las dependencias que existen entre los diferentes cambios deseados.

Esta metodología permite tener una idea más clara de la situación actual con respecto a la digitalización y hará que resulte más fácil establecer prioridades y fases entre los objetivos.

Contar con todos los interesados

Cualquier aportación tecnológica tiene que servir un propósito específico y beneficiar a un público determinado. No todas las mejoras pueden ser de todos, pero todos los beneficiarios directos deben participar en el proceso desde el primer día, con el fin de diseñar juntos y apropiadamente la solución que necesitan.

Esto significa que una iniciativa de transformación digital puede ser dirigida desde un único departamento, o incluso de la mano de una sola persona, sin embargo, hace falta coordinar a todos los interesados desde el comienzo y en todo momento. En función de la naturaleza de la mejora, es posible que haya que contar con el departamento de Recursos Humanos, por ejemplo, o con los empleados de habla alemana o bien con el proveedor externalizado de atención al cliente.

Hay que asegurarse de que todos estén alineados y con un objetivo común. Eso contribuirá a que cada uno se sienta considerado y útil, lo que garantiza las ganas de adoptar cuanto antes la nueva tecnología que se ha definido entre todos.

Lejos de ser anecdótica, la adopción interna de una tecnología es en realidad un indicador clave del éxito de la transformación digital. La implementación o evolución de los recursos tecnológicos sólo tiene sentido si los empleados realmente la aprovechan, es decir, si la mejora introducida logra hacer su vida más fácil y fomentar su productividad.

TI, Seguridad y Compliance

Cuando se trata de innovación tecnológica, nunca es demasiado temprano para involucrar a los departamentos de TI, Seguridad y Compliance. Ellos tienen el poder de autorizar o detener una iniciativa y también la responsabilidad de garantizar que el enfoque dado a las mejoras digitales cumpla con las políticas internas de la empresa.

No sólo pueden ayudar a validar la aproximación general sino también plantear algunas preguntas delicadas sobre la arquitectura técnica que se pretende implementar.

Algunas de sus preocupaciones habituales tienen que ver con las ventajas y desventajas de una suscripción SaaS comparada con una instalación local, con tunelizar el tráfico vía VPN versus el protocolo https, o bien con el alojamiento y mantenimiento de middlewares, webhooks y demás.

Otra variable a la que se debe prestar atención es la disponibilidad de recursos internos y especializados para apoyar en la implementación de estas mejoras. No es preciso subrayar que, si se trata de ser rápido y eficiente en la digitalización de la empresa, algunos de esos temas pueden determinar la viabilidad de una iniciativa.

Por ejemplo, si la intención es adoptar una herramienta de notificaciones por segmento integrada con el CRM, pero se necesita tener una instalación local y no se dispone de recursos internos, la iniciativa podría resultar prácticamente inviable.

Una vez que se esté concienciado con las normativas y restricciones que cumplir, es hora de averiguar el modelo de avances tecnológicos que se pueden integrar en la empresa y tratar de cumplir con este estándar lo más posible.

Marco de desarrollo a medida

En esta etapa, ya se han identificado los diferentes aspectos que se desean digitalizar, los proveedores que pueden ayudar en el proceso, así como las estrategias de TI y Seguridad que se ajustan a las políticas internas de la empresa.

El enfoque ahora debe centrarse en crear un propio marco de desarrollo donde incorporar las aplicaciones pertinentes. Se debe plantear como el propio mapa de funcionalidades tecnológicas y personalizadas donde cada una cumple un propósito específico y a la vez tiene la capacidad de comunicarse e interactuar con las otras. Hay que intentar aplicar este sistema a tantos servicios como sea posible.

Por ejemplo, se aconseja no malgastar los recursos en la creación de una aplicación interna para que los empleados busquen y soliciten formaciones, si se puede integrar un chatbot llave en mano, alimentado con la información deseada, y además preparado para comprender el lenguaje natural y ofrecer una experiencia de usuario conversacional.

Además de la agilidad de replicar la misma infraestructura técnica para todos los componentes de la transformación digital, el diseño de un propio marco de desarrollo también permite agregar o eliminar componentes al marco según las necesidades. De esta manera, no se crean dependencias con los proveedores y se tiene margen para ir incluyendo mejoras adicionales a corto, medio o largo plazo.

El planteamiento general del proceso de digitalización consiste pues en un puzle de varias piezas que puede crecer o contraerse al ritmo de los requisitos y posibilidades de la empresa.

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