¿Cómo se pueden adaptar las empresas a la nueva realidad?

Con el comienzo de la desescalada, las empresas tienen que empezar a adaptarse a la nueva realidad. Tras la crisis mundial del COVID-19 se abrirá un nuevo horizonte en muchos aspectos de la vida, y también en el laboral. Adaptar las organizaciones a esta nueva situación que deja el COVID-19 es algo fundamental si las empresas quieren no sólo sobrevivir, sino incluso evolucionar.

En Confidencial Digital tratamos de explicar cómo puede funcionar esta reorganización de las empresas. Para ello nos hemos hecho eco de un plan establecido por la compañía BICG, consultora experta en innovación y nuevas estrategias de trabajo. Se trata de un plan progresivo para una adaptación eficaz de las empresas a la nueva realidad. 

Según detalla el análisis de BICG antes de la nueva realidad hay que transitar por una fase intermedia, en la que diferentes factores - impuestos por la situación o por las autoridades- condicionarán las actividades diarias. La vuelta a la actividad en los centros de trabajo se convierte así en un auténtico reto si se consideran las restricciones que se han de aplicar. 

Experiencia de empleado

Los trabajadores necesitarán tiempo para adaptarse a la nueva realidad: Por una parte, en el caso de acudir al centro de trabajo, hacerlo con seguridad y de otra, en el caso de contar con equipos híbridos, presenciales y no presenciales, ser capaces de colaborar de manera eficiente entre los que están en la oficina y los que no. Por eso es importante que las empresas aporten a sus empleados las medidas necesarias para que su readaptación al trabajo sea lo más llevadera posible.

Adaptar las reglas y normas de protección a los profesionales, desarrollar protocolos de prevención y seguridad para la relación entre profesionales: nueva distancia social o la elaboración de nuevas pautas de convivencia para minimizar el contacto y cumplir con las medidas de higiene son algunas de las pautas que ayudarán a las empresas en esta adaptación.

Tecnología 

La tecnología se trata de un aspecto clave para la integración del trabajo de todos los empleados en una situación en la que una buena parte de ellos trabaja a distancia. Por ello, serán necesarias las pautas siguientes: 

• Segmentación de profesionales de acuerdo a sus actividades, movilidad y requerimientos tecnológicos específicos. 
• Revisión de los paquetes de tecnología estándar asociados a las personas y al espacio. 
•  Evaluación del servicio Help Desk y oportunidades de mejora. 
• Identificación de interacciones comunes de los profesionales con la tecnología en la oficina 
• Revisión de la suite de software de colaboración y comunicación a distancia a disposición de los usuarios. 
• Desarrollo de pautas y manuales detallados sobre cómo utilizar las herramientas para la colaboración a distancia. 

Espacios y Facility Management 

El espacio de trabajo se ha visto comprometido con el COVID-19, poniéndose en entredicho la necesidad de que tengan que existir oficinas o que tengan que existir para los usos a los que estábamos acostumbrados. Una de las conclusiones es que no hay por qué cerrar oficinas, sino que, muy probablemente, se irá a un modelo de redistribución de los espacios. 

Se tendrá que realizar un listado actualizado en materia de normativa sobre Seguridad y Salud en el Trabajo, referente al uso y ocupación del espacio. Desarrollar protocolos de medidas higiénicas y de prevención y su impacto en el uso de los espacios. 

Elaboración de protocolos para el suministro, la utilización y la retirada de EPIS y soluciones para su gestión.  Ajuste de la disposición de los puestos de trabajo (layouts) según la normativa y criterios identificados, adaptación de distribuciones, mobiliario, etc. 

Por último, crear un calendario, protocolo y soluciones para la logística de llegada, acceso y flujos de las personas a los edificios y a las diversas plantas si las hubiera (uso de los ascensores, escaleras, etc.). 

Costes y oportunidades de optimización 

Los costes y las oportunidades de mejora son siempre importantes en el balance anual de una organización. Pero ahora lo son más que nunca, ya que nos encontramos en una época en la que destinar los recursos a aquello que aporte más valor para el negocio y la innovación en un entorno en el que la velocidad y la propuesta de nuevas soluciones a nuevos problemas, va a ser esencial para mantenerse y crecer.