Cómo cumplir las exigencias de una norma de Calidad con un Gestor Documental

La mayoría de las empresas en España tienen, entre sus objetivos, obtener el certificado ISO ¿Por qué es tan importante? Esa normativa es garantía de calidad en los procesos internos de la marca que, atrae sin duda, a más clientes potenciales para que adquieran un determinado producto o servicio. Es una buena forma de posicionarse en el mercado.  Pero ¿cómo se pueden cumplir las exigencias de una norma de calidad? ¿Cómo se consigue entonces esta certificación?. ¿Es obligatorio para todas las empresas? ¿Qué significa exactamente el término ISO?. Para despejar todas las dudas, hemos preparado este post. Vamos paso a paso a explicar cómo puede ayudar un gestor documental con la certificación ISO.

¿Qué son las normas ISO?

Las normativas ISO son unos estándares o normativas internacionales, que han sido elaboradas por la Organización Internacional de la Normalización (En inglés ISO - International Organization for Standardization) y creadas para la optimización de los procesos de la empresa. Forman parte de estas normas muchos sectores como el sanitario, ambiental, el alimentario, seguridad de la información… Estas normas ISO no tienen listas de control como tales, sino que cada empresa puede crear su propia estrategia ISO. Es decir, cada empresa puede registrar cómo proteger su propia información empresarial. Esta labor es la que dirige un sistema de gestión documental, podéis ver el proceso en la página https://www.r2docuo.com/es/gestion-documental.

Normativas ISO y gestión documental

Alcanzar estos certificados ISO es el objetivo que buscan la mayoría de las empresas por las ventajas internas que obtienen. Pero no todos los jefes de proyecto conocen cómo alcanzarlos. Por eso, un sistema de gestión documental puede ayudar a cumplir las condiciones mínimas que se requiere para alcanzar una norma determinada ISO. Cada una de ellas cuenta con sus cláusulas específicas y es el sistema de gestión el que contribuye al cumplimiento de las condiciones de la certificación ISO.

La aplicación de las normas depende de lo que quiera conseguir la empresa: por ejemplo, si es sobre gestión en medio ambiente, necesita la certificación ISO 14001, si es gestión de calidad, sería ISO 9001, la gestión de seguridad de información, la ISO 27001… Todas necesitan un buen gestor documental donde se pueda describir la estrategia ISO.

Por qué es tan importante un gestor documental

Por las empresas circula gran cantidad de información que a menudo queda dispersa en distintos formatos y, por ello, difícil de analizar. El sistema de gestión documental lo que hace es almacenar toda esa información en un archivo único al que se puede acceder desde cualquier lugar. Esos documentos se digitalizan y se archivan. Pero la mayor preocupación de las empresas es que con las nuevas tecnologías el acceso a documentos privados como nóminas, estado financiero y otros papeles estratégicos puedan llegar a manos de la competencia. La seguridad de los documentos es una prioridad.

Un sistema de gestión documental favorece la seguridad de la información, evitando que se pierda parte de esos datos y contribuyendo a la que la información sea confidencial. Para ello el gestor documental debe establecer copias de seguridad de toda la información y protegerlas con un cortafuegos, además de crear un acceso, pero con controles. Como, por ejemplo, identificar a aquellas personas autorizadas para consultar algunos documentos.

Cómo conseguir la certificación ISO con un gestor documental

Cada norma ISO tiene sus propias cláusulas sobre la gestión de la información, el acceso a esos datos, el archivo y todo lo que hay en los documentos. El sistema de gestión documental contribuye al cumplimiento de las condiciones de la certificación en materia de seguridad, calidad, etc.  

Algunos ejemplos de certificación:

ISO 27001

Se trata de un certificado de prestigio internacional, que garantiza la seguridad de la información en las empresas, frente a las amenazas y riesgos que se corren hoy en día. Certificarse en ISO 27001 tiene muchas ventajas: competitividad, confianza, cumplimiento legal, mejorar la imagen de la empresa y ventajas comerciales

ISO 9001

Esta norma internacional garantiza el control de calidad de los productos y servicios que ofrece una determinada empresa frente a sus clientes, así como el cumplimiento de la legislación.

Cuando la empresa ha recabado todos los datos que le faltan para conseguir un título de calidad o de seguridad, es el momento de buscar el software personalizado que le ofrezca esa certificación.

Por último añadir que un gestor documental además de facilitar el cumplimiento de la legislación en lo que se refiere a protección de datos, también permite trabajar con más eficacia y rapidez. Esto se traduce en una experiencia más positiva y mayor confianza en los usuarios