¿Qué tipo de programa de facturación es mejor para pymes y autónomos?

Esta es una de las obligaciones que contraen con la Administración en el momento en el que se dan de alta, y que viene regulado por los siguientes artículos:

• Artículo 29.2.e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
• Artículo 164, apartado Uno, número 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Artículo 2.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

En resumen, estas normativas dictan que las pymes y autónomos no solo deben emitir facturas, si no que también las deben conservar. También tendrán que conservar justificantes y documentos que puedan acreditar que se ha procedido con el pago de las mismas.

Llevar tanto documento puede ser complicado, por lo que es necesario contar con un buen programa de facturación. Un buen ejemplo de programa es Billage, cuenta con CRM y gestión de proyectos. Debido a que es muy fácil de utilizar, ya son más de 12.500 las pymes y los autónomos los que los utilizan.

¿Todavía no tienes una forma de controlar eficientemente tus facturas? Te invitamos a seguir leyendo para descubrir cómo elegir un programa de facturación que se adapte a tus necesidades:

¿En qué me tengo que basar para elegir un programa de facturación?

Adaptación al tipo de factura a expedir

El software tiene que ser capaz de emitir diferentes tipos de facturas. Además de imprimir las convencionales, también es posible que necesitamos trabajar con otros tipos: como pueden ser con facturas rectificativas, simplificadas, proformas, copias, duplicados.

Y no solo eso, si no que estas facturas deben de imprimirse según los criterios que indica la ley, evitando así tener que enfrentarnos a multas llegado el momento de una inspección.

Funciones básicas

Necesitas que la herramienta pueda llevar a cabo, por lo menos, estas funciones:

• Realización, gestión y almacenamiento de facturas.
• Gestión de datos de clientes y de proveedores.
• Emisión de presupuestos y albaranes.
• Elaboración de informes de control de gastos, de cobros y de vencimiento.
• Generación de facturas en formato PDF (u otros), incluso hasta ser capaz de crear e-facturas.
• Conexión con bancos (así se facilitará el pago)
• Captación de tickets automática.
• Envío de remesas bancarias.

Adaptación a la ley

De nada sirve que el programa sea el mejor haciendo facturas, si luego no son válidas ante la ley. Es importante que respeten los requisitos exigidos por la Administración.

Una factura debe de contar con estos datos para considerarse válida:

• Nº de factura (debería de aumentarse de manera automática y correlativo)
• Fecha en la que se ha expedido.
• Datos de la empresa y clientes.
• Tipo de IVA e IRPF (En el caso de que se aplique).
• Cálculo automático de los impuestos y del resultado a abonar de la factura.
• También se deberían de incluir otros datos complementarios, como el nº de factura.

Intuitiva

El programa también debería tener una interfaz intuitiva; debe ser fácil de manejar, pero al mismo tiempo contar con herramientas que realmente nos facilite la contabilidad de la empresa.

Un error muy habitual que cometemos es pensar que cuanto más compleja sea una herramienta, mejor. Sin embargo, lo más normal es que no terminemos utilizando ni una parte de las mismas; y es que, a mayor complejidad, mayor tiempo de aprendizaje necesitaremos, y ya sabemos lo complicado que es conseguir algo de tiempo.

Diseño personalizado de facturas

Al fin y al cabo, las facturas son un recurso gráfico que también te permite extender la imagen de marca. Es lógico que necesites personalizarla, añadiendo determinados elementos o colocándolos de una manera diferente (por ejemplo, es posible que tengas un logo especial que quieras colocar en un lugar específico de la factura).

El software elegido debería de permitirte incorporar todo lo que necesites, como los colores o el logo de tu entidad.

Así lograrás que la factura consiga un aspecto mucho más profesional.

¿Programa de facturación en la nube?

Debido a las ventajas de trabajar en la nube, este tipo de software resulta muy interesante: y es que podremos consultar la herramienta desde cualquier parte, sin necesidad de estar físicamente en la oficina.

Todos los datos se sincronizan en el mismo punto: si hacemos una modificación en casa, esta se podrá visualizar en la oficina, y viceversa.

Escalable

Elige una herramienta escalable (que se pueda actualizar) para poder así integrar más funciones de cara al futuro.

Precio

Finalmente, el coste de la herramienta de facturación también es un criterio a tener en cuenta, pero en ningún caso lo debe de ser todo. Existen herramientas gratuitas, pero no son recomendadas, ya que estarán muy limitadas y su grado de personalización es mínimo.

Estas claves te permitirán elegir el software perfecto.