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Otra forma de ordenar las facturas, albaranes y recibos dentro de la impresora y en formato digital

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Hasta ahora, solíamos ordenar nuestros albaranes, facturas y documentos de manera convencional: realizábamos los agujeros oportunos y los archivábamos en carpetas en función de su procedencia. ahora hay otra manera más rápida, mas económica, de hacerlo.


Smart Office Centre de Kyocera. Smart Office Centre de Kyocera.

Este proceso, que llega a suponer una pérdida de tiempo en nuestra empresa, conlleva además un gasto de papel que provoca que los ingresos al final de año se vean aminorados.

Las carpetas llenas de documentos han resultado útiles en la época en la que la tecnología aún no había invadido las compañías. Sin embargo, ahora que todas las empresas realizan algunas, por no decir la mayoría, de sus operaciones a través de internet, este sistema ha quedado obsoleto.

El primer paso ha sido escanear y almacenar nuestras facturas, documentos y albaranes en las carpetas de nuestro ordenador en función de su procedencia o adaptándolas a nuestras necesidades para una localización más fácil. Sin embargo, si nuestros clientes o proveedores nos pedían luego que les enviáramos dicha documentación por fax, la solución más sencilla era imprimirla y proceder a su envío por este método.

De nuevo, el proceso conllevaba pérdida de tiempo y de dinero.

La solución a esto es que los documentos queden almacenados en nuestra impresora, y que en función de las preferencias de los clientes o proveedores, puedan trasladarse a nuestros equipos y adjuntarse en un email o enviarse por fax directamente desde el equipo inteligente de impresión.

Hasta el momento, esto parecía imposible. Sin embargo, la empresa Kyocera ha desarrollado el equipo Smart Office Centre, un concepto que une, en un equipo similar a la impresora, numerosas funciones que a día de hoy resultan imprescindibles para la actividad de cualquier empresa.

Almacenar, ordenar y enviar los documentos desde la propia impresora

El objetivo de Kyocera es optimizar el trabajo de las empresas, de manera que éstas ahorren tanto en costes como en tiempo. Por ello permiten a las empresas almacenar sus documentos allí, permitiendo la posibilidad de enviarlos por email, por fax o reimprimirlos en caso de que fuera necesario. 
Los documentos se almacenan en este mismo equipo, y el trabajador podrá localizarlos a través de su buscador de una manera sencilla. Introduciendo términos claves como el importe, el producto, la empresa o el número de factura, el Smart Office Centre localiza aquellos documentos coincidentes y los pone a tu disposición para que puedas disponer de ellos en función de la necesidad.

Desde allí, se podrán enviar fácilmente las facturas o cualquier otro documento directamente por e-mail. El equipo también permite la posibilidad de enviarlo a nuestro ordenador, convertido en un documento de Windows para que desde allí se puedan almacenar o enviar por correo electrónico si así lo prefiriéramos.

Además, una vez almacenados los documentos, se pueden mover de carpeta, para así archivarlos a nuestro gusto. De esta manera, si tenemos buena memoria y logramos que nuestra mente recuerde un patrón de los documentos que puede haber en cada carpeta la búsqueda dentro de este equipo será más sencilla y por lo tanto más rápida.

Además, desde el Smart Office Centre se podrán importar y exportar las facturas y albaranes de la empresa para hacérselas llegar a los contables directamente y así, haremos que su trabajo sea más sencillo.

Otra de las posibilidades que ofrece el equipo, es el control de las diferentes versiones de los documentos, como por ejemplo los presupuestos.


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