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Redes sociales en el trabajo: guía práctica para un buen uso por parte de jefes y empleados

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El uso de las redes sociales en la empresa es un tema delicado. En parte por desconocimiento y, en gran medida, por no saber establecer unos límites razonables, la utilización de plataformas tan extendidas como Facebook o Twitter en el ámbito laboral por jefes y empleados puede desembocar en problemas de gestión internos. Te mostramos posibles soluciones.

Redes sociales en el trabajo. Redes sociales en el trabajo.

Aunque, normalmente, el mal uso de este tipo de herramientas suele achacarse a los empleados, una mala gestión por parte de los jefes también puede provocar problemas internos.

Estos errores suelen radicar en el intento de influir en el uso que los empleados realizan de las redes sociales. Uno de los más frecuentes es pretender que los trabajadores que utilicen sus perfiles personales en Twitter o Facebook lo hagan en beneficio de la empresa, publicando datos positivos, noticias o recomendaciones. Los expertos consideran que presionar en este sentido a los subordinados no es lo correcto.

Pero tampoco hacen un buen uso de la redes la mayoría de empleados. La utilización personal que hacen de las mismas, en ocasiones, sin saber delimitar hasta qué punto pueden expresar sus opiniones o publicar ciertas fotografías personales, pueden desembocar en un daño irreparable de su imagen o, incluso, terminar en despido.

Ante esta problemática, expertos apuntan que una formación y unos conocimientos básicos son la clave para que las redes sociales se conviertan en una herramienta útil y no en un motivo de conflicto.

Elena León, executive associate en Kreab, especializada en el uso de las redes sociales en la empresa, explica a La Buena Vida que el reto del Departamento de Comunicación es entender sus motivaciones y conseguir el beneficio mutuo de colaborar con la estrategia del Community Manager de la compañía.

La experta nos muestra una sencilla guía que contribuirá a solucionar infinidad de conflictos internos en las empresas.

Los problemas a los que se enfrentan los empleados

“Cada uno de nuestros perfiles sociales son tan personales como lo puede ser el DNI”, explica Elena León. “Ironía, sarcasmo, dulzura, humor… En redes podemos leer y escribir con un despliegue de tonos y frases que podrían ser propias de conversaciones de bar o del salón de tu casa. Sin filtro pero con sello personal”.

El problema surge cuando te contrata una empresa. En ese momento, todos los perfiles en redes sociales pueden jugar en tu contra, ya que normalmente cualquier departamento de Recursos Humanos puede tener sin grandes esfuerzos acceso a ellos.

La solución radica en no cometer excesos, no mostrar imágenes ni situaciones problemáticas y, sobre todo, en aplicar el sentido común ya que se trata de perfiles a los que pueden acceder cientos o miles de personas.

El empleado, por tanto, debe saber delimitar hasta qué punto tiene que emplear las redes sociales en su propio beneficio. Aunque son algo personal, ya que incluimos datos, imágenes y contenido muy ligado a nuestra personalidad, esto no tiene porqué convertirse en un arma en nuestra contra.

Guía práctica para jefes

El objetivo de directivos y departamentos de comunicación consiste en que empresa y empleado se muevan en la misma dirección en cuanto a redes sociales se refiere. ¿Cómo conseguirlo sin provocar un conflicto interno?

“Hemos de partir de una premisa -afirma Elena León-: la empresa no puede obligar al empleado a usar su perfil personal en beneficio de la imagen de la compañía, ni a participar de las acciones del community manager de la misma”.

El procedimiento a seguir es sencillo. El responsable de comunicación, a través de una “evangelización interna” en la que se explique la importancia de los social media en la empresa, puede llegar muy lejos. El jefe, por tanto, debe intentar convencer a los empleados de las mejoras que traerá la utilización de las redes sociales en beneficio de todos. No imponer, sino explicar y motivar.

Esto es lo que Elena León especifica que se debe hacer en estos casos:

-- Informar sobre los perfiles corporativos que se encuentran abiertos en Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram, Pinterest, etc. Esta comunicación no es baladí. Adjuntar las URL que dirijan al perfil en cuestión ayudará a que los empleados sepan de su existencia y participen de manera más ágil uniéndose a las comunidades seguidoras.

-- Informar de protocolo de respuesta en caso de que los usuarios se pongan en contacto con los empleados con el fin de resolver dudas o realizar reclamaciones. Es muy normal que los internautas prefieran hablar con alguien al que identifiquen como empleado que con una “marca impersonal”. En ese caso, los trabajadores deberían redireccionar las consultas y mensajes a un perfil o contacto concreto. Para evitar ruido en las conversaciones, la comunicación oficial debe realizarse desde un solo canal validado.

-- Informar de cómo debe aparecer la empresa definida en los perfiles profesionales de los empleados. Hemos dicho anteriormente que nadie puede obligar a usar el perfil personal de una manera determinada, pero la empresa sí puede pronunciarse en la forma en la que aparece en descripciones profesionales.

-- Añadir URL. Cuando los empleados hablen de la empresa a la que pertenecen en blogs, redes u otros medios, siempre que sea posible, sugeriremos que vinculen el nombre a la URL de la empresa. De esta manera, ellos completan la información y la empresa consigue backlinks y tráfico en su web de forma espontánea.

-- Informar sobre los éxitos de la empresa y animar (nunca obligar) a compartir. Si queremos que nuestros trabajadores presuman de empresa o compartan contenido…. ¡Hay que dárselo! Hagámosles partícipes de los éxitos y animémosles a difundirlo en redes.

-- Animar (de nuevo sin obligar) a que se hagan fan de los perfiles de la empresa y que inviten a profesionales y amigos. Así ampliaremos la tela de araña.

-- Enseñar a nuestros empleados (y directivos) a manejar las redes sociales. En ninguno de los dos casos tenemos que dar por hecho que saben usarlo. Y si no tienen conocimientos no podrán participar del posicionamiento de la empresa aunque accedan a ello. Un sencillo curso facilitará las cosas.

-- Hasta ahora casi todas las sugerencias han estado orientadas a los empleados, pero los directivos tienen un arma poderosa que también puede ayudar a posicionar la compañía: su marca personal digital. Requiere de esfuerzo, constancia, trabajo, y de un plan.

Como hemos visto, los dramas 3.0 pueden resolverse de la misma forma que los demás. Hablando con empatía entre todos los participantes de la crisis y teniendo en cuenta los intereses de cada uno. Pero sobretodo, afrontando los encuentros con respeto. El empleado satisfecho es el mejor embajador de nuestra marca.

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