El control de horas para cumplir con la legislación, una de las tareas pendientes de las empresas

Con la nueva incorporación del Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, las empresas ya están obligadas a registrar y custodiar el control de la entrada y salida de sus empleados en cada jornada laboral. A este tipo de medidas también se han unido los registros de horas extraordinarios, descansos y ausencias por vacaciones.

La regulación de dicho decreto se ha propuesto la persecución de dos finalidades. En primer lugar, controlar los ingresos de las cotizaciones a la Seguridad Social. Por otro lado, también se ha puesto en marcha la protección de los trabajadores.

Entre toda esta amalgama de cambios cabe destacar que, dichos registros, deberán ser custodiados durante un período de cuatro años por parte de las empresas. Asimismo, estas tendrán que estar a disposición de las autoridades laborales, así como de los empleados y sindicatos, bajo pena de multa en caso de incumplimiento.

No obstante, y aunque la implantación de este registro resulta obligatoria para todas las empresas sin importar el tamaño de su plantilla, la inspección de trabajo ha encontrado diversas anomalías en su cumplimiento, así como irregularidades en su desarrollo y seguimiento.

Concretamente, desde 2019 hasta abril de 2021, se han puesto al descubierto 8.616 infracciones, que reunieron en sanciones la friolera de 16.303.493 euros.

Ante dichas infracciones tan alarmantes para las empresas, ha surgido la figura del software de control horario, una herramienta indispensable para ofrecer el máximo de automatización posible, garantizando de manera eficaz el registro diario de cada jornada laboral.

La implementación de dicha herramienta supone la inclusión de un horario concreto de inicio y salida de la jornada laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente.

Con esto, la finalidad de este tipo de software es la de evitar la precariedad laboral en los casos más extremos, como aquellas contrataciones de trabajadores por 4 horas en donde realmente hacen 10 o 12 a diario.

Esta solución informática está diseñada especialmente para aquellas empresas con intención de agilizar los procesos de control de horas de sus trabajadores y automatizarlos, ahorrando tiempo, esfuerzo y convirtiéndose en un soporte extremadamente útil y avanzado.

Cabe señalar que con este método se obtienen numerosos beneficios, ya que disponer de un software de control de horas automatizado, ayudará a las organizaciones de todos los sectores a ahorrar dinero y a mejorar sus operaciones.

Gracias a esto muchos departamentos de la empresa se van a ver beneficiados por la eficacia del software de control de horarios, desde las nóminas hasta los recursos humanos, sin olvidar el considerable ahorro en posibles multas.

Por otro lado, la comodidad que aporta este software de gestión de horas es insuperable, puesto que deja atrás las máquinas de fichar y plantillas de Excel, ya obsoletas. Además, por si fuera, poco, deja atrás otro tipo de recursos de control de horario que ya son bastante farragosos, favoreciendo de esta manera un sistema sencillo para fichar.

De esta forma, la herramienta se ha convertido en la solución al problema del absentismo laboral, tan negativo para las organizaciones. Con este software de control de horas, las empresas ya pueden efectuar un seguimiento de las tasas e informar de las razones de dicho absentismo.

Es por ello que, además, se ha creado este tipo de sistema que reducen de inmediato ciertas irregularidades, como los costes de personal tras poner fin a los informes de tiempo inexactos, al fichaje por parte de los compañeros, al abuso de tiempo y a los pagos excesivos.

Por si fuera poco, este software de control horario reduce el riesgo de errores humanos, garantizando un enfoque fácil, imparcial y ordenado que atiende a las necesidades específicas sin ningún equívoco posible. Dicho proceso se complementa, por otro lado, con el aumento de la seguridad y la productividad, generando un proceso fluido y operaciones diarias más eficientes y cómodas en cada proceso.

Pero aquí no se queda la cosa. Y es que además cuidará de los empleados en el aspecto laboral, algo imprescindible que además ayuda en la retención de talento. En este caso, se podrá revisar, aprobar y atender cualquier petición de ausencia, gestionándola de forma adecuada y de manera planificada para minimizar su efecto en la empresa.

Sea como sea, la implantación de un sistema de control horario resulta ya imprescindible, a pesar de que aún no se conozca con exactitud en qué forma debe realizarse el registro.

Esto se debe a que puede realizarse tanto en formato telemático como en papel, ya que en ambos casos cumple con el objetivo legal propuesto y aquí es donde reside lo realmente importante.

El software de control de horas proporciona información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por parte del empresario o del propio trabajador.

Y es que, a medida que las compañías se vuelven más dinámicas, la optimización del lugar de trabajo y del tiempo se vuelve más difícil. Esto se debe a que,  uso generalizado de dispositivos móviles, lleva aparejado que muchas horas de trabajo se puedan realizar más allá del despacho e incluso fuera de las horas normales de trabajo.

Cada vez son más los empleados que trabajan, bien desde casa, desde oficinas remotas o mientras se desplazan, y aunque este hecho concede a la empresa la oportunidad de ser más eficaz y flexible, también puede hacer que el seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados sea bastante complicado y problemático.

Es por ello que, el software de gestión de horas, se convierte en la herramienta ideal que necesitan las empresas, puesto que además de hacer saber si se cumple o no con el horario, puede organizar el tiempo de mejor modo para mantener a una plantilla eficiente, productiva y rentable.

En definitiva, gracias a la implementación de estas herramientas de gestión de horas ya es posible trabajar de manera más cómoda, evitando el estrés y acabando con el abuso de las horas extras y su falta de remuneración.