4 claves para adaptar tu empresa al Smart Working

Las empresas se encuentran en un período de adaptación y transformación. La pandemia de la Covid-19 ha fomentado que se potencie el teletrabajo. Al mismo tiempo se ha producido un cambio en las prioridades vitales de muchos profesionales, o lo que se ha denominado “La Gran Renuncia”. 

El Smart Working o trabajo inteligente, implica que ya no es imprescindible que los empleados se encuentren físicamente en la oficina para ser productivos. De hecho, las empresas pueden organizar equipos en remoto, lo que ofrece grandes oportunidades para la selección y formación de profesionales a distancia.

Realidades como la movilidad, la nube y las nuevas soluciones de software de gestión de Recursos Humanos hacen posible evolucionar hacia un trabajo inteligente, donde las empresas tienen en cuenta el bienestar del empleado, facilitan la conciliación laboral y contribuyen a potenciar la retención del talento a través de nuevas formas de organización y una nueva cultura del trabajo.

Esta transformación implica cambios en los procesos de organización de las empresas, así como dar un mayor protagonismo a la analítica avanzada de personas, tal como se explica en la guía didáctica que Zucchetti Spain ha lanzado recientemente: Smart Working y Analítica Avanzada. La nueva gestión de la evolución del empleado. A continuación, analizamos las claves para adaptar la empresa al Smart Working y el teletrabajo.

Qué es el Smart Working

Como se ha apuntado, el Smart Working es una forma de trabajo inteligente, donde los empleados no necesariamente necesitan acudir diariamente a las oficinas de la empresa, sino que pueden trabajar estén donde estén.

Esto redunda en una mayor productividad y pone en cuestión el “presentismo laboral” como uno de los problemas que hacen que los empleados no se sientan satisfechos con su empresa. En el Smart Working se pone un mayor énfasis en la flexibilidad laboral, buscando el equilibrio entre el bienestar del empleado y los intereses de la empresa.

Se ha demostrado que las empresas que implementan modelos de Smart Working logran un mejor clima laboral, retienen eficazmente el talento y son más productivas, además de que se adaptan mejor a lo que demandan las nuevas generaciones. Las nuevas formas de trabajo son, por tanto, una gran oportunidad para transformar las ineficiencias en la organización de la empresa, motivar al empleado y potenciar su bienestar emocional.

Evolucionar hacia una plantilla híbrida donde parte de los empleados están en la oficina y otra parte trabajando en remoto no es sencillo. Implica asumir cambios en los procesos de control de la productividad, el sistema de fichajes o la formación de los empleados. 

Los desafíos del Smart Working o el teletrabajo

Un Departamento de Recursos Humanos se enfrenta actualmente al desafío de adaptar el sistema de organización de la empresa a un modelo de plantilla híbrida.

Entre los desafíos más importantes que debe abordar, está la cuestión de la brecha digital, ya que no toda la plantilla suele tener el mismo grado de adaptación a las nuevas tecnologías, y es necesario implementar políticas de reciclaje laboral, al mismo tiempo que se contratan nuevos perfiles digitales.

Por otra parte, la gestión del Smart Working o plantilla híbrida implica también nuevos modelos de liderazgo. Puesto que no todos los empleados se encuentran físicamente en la oficina, deben habilitarse sistemas de comunicación que faciliten que todos los empleados puedan compartir datos e interactuar, así como acceder a la información que corresponde a su relación con la empresa, a través de un Portal del Empleado.

Esta transformación de las organizaciones implica evolucionar hacia un nuevo modelo de liderazgo horizontal, ya que se espera que los empleados adopten una actitud pro-activa y muestren compromiso con la empresa, independientemente de que trabajen a distancia o en la oficina.

Otro de los ejes sobre los que se debe trabajar para adaptar la organización son los datos y el software. Los empleados necesitan poder acceder a la información para trabajar a distancia de la misma manera en que lo harían en la oficina. Los datos deben estar actualizados en tiempo real y deben habilitarse mecanismos de ciberseguridad para que todos los empleados puedan trabajar de forma segura desde sus portátiles y dispositivos móviles.

Las empresas necesitan también poder disponer de herramientas que permitan evaluar y formar a los empleados. La analítica avanzada facilita un escenario en el que las empresas pueden controlar de forma automatizada las horas de entrada y salida del trabajo de los empleados en remoto, formarles a distancia a través de cursos online, evaluar su desempeño de forma inteligente y analizar su evolución a lo largo de su trayectoria en la empresa.

Cómo adaptar la empresa al Smart Working

¿Qué debe hacer un Departamento de Recursos Humanos que desee facilitar la gestión del Smart Working? ¿Cómo evolucionar hacia modelos de empresa con plantillas híbridas? Hay varios elementos que se deben controlar.

1. Analizar la plantilla

Es primordial en primer lugar disponer de un conocimiento preciso de toda la plantilla. Cuántos empleados y equipos de trabajo hay, qué procesos y tareas están llevando a cabo, en qué oficinas y con qué herramientas, qué hardware o equipos informáticos están utilizando. 

También es clave conocer el grado de conocimientos digitales de cada empleado y su facilidad para poder trabajar a distancia, ya que es posible que los perfiles más senior tengan más dificultades para adaptarse a este modelo de trabajo.

2. Elegir un nuevo socio tecnológico

No hay posibilidad de gestionar plantillas híbridas con herramientas de software obsoletas, que no están preparadas para esta realidad. Por eso, el siguiente paso es determinar un socio tecnológico con el que poder implementar un software de gestión integral de Recursos Humanos que facilite la gestión de los nuevos modelos de trabajo.

Este proveedor debe disponer de soluciones de gestión integral de las personas, como es el caso de Zucchetti HR (la solución de gestión de Recursos Humanos de Zucchetti Spain), que dispongan de funcionalidades válidas para el control del teletrabajo: sistemas de control de presencia digital, gestión de partes de trabajo, Portal del Empleado, herramientas de analítica avanzada para la  selección, formación, evaluación y compensación del empleado, software para la gestión de los espacios de trabajo, o herramientas que permitan medir el grado de satisfacción del empleado  en la empresa.

3. Establecer políticas de flexibilidad laboral

La empresa que quiera evolucionar hacia el Smart Working debe  establecer nuevas políticas de flexibilidad laboral, una vez se hayan tomado decisiones a la vista de los nuevos datos. Esto implica  que parte de las nuevas contrataciones tengan en cuenta a perfiles que trabajarían a distancia. Y también que parte de la plantilla empiece a trabajar desde casa, lo que permitiría ahorrar costes y optimizar mejor los recursos de la organización.

El proceso debe llevarse a cabo de forma organizada, una vez que se implante el software de gestión de Recursos Humanos pertinente. Debe facilitarse al empleado toda la información que necesite para poder trabajar a distancia, así como también diseñar procesos de on-boarding digital para los nuevos perfiles contratados.

4. Analizar el rendimiento

La gestión de plantillas híbridas no termina en el momento de implantar un nuevo software de gestión de Recursos Humanos, sino que sólo acaba de empezar. Estas herramientas facilitan una analítica avanzada de personas, lo que permite tener un conocimiento más detallado y preciso de la organización. 

El Departamento de Recursos Humanos puede así adoptar medidas para potenciar la formación de los empleados, de cara a mejorar su productividad y alcanzar sus objetivos. 

Asimismo, debe supervisar que esté extrayendo todo el potencial de su software de gestión de Recursos Humanos para facilitar la automatización y llevar un control eficaz de la productividad, el bienestar del empleado y la retención del talento.

Éstas son las claves para que una empresa del siglo XXI pueda adaptarse a la era del Smart Working y el teletrabajo. Algunos de los principales beneficios son la optimización de costes, una mayor eficiencia y una mejor relación entre el empleado y la empresa, lo que contribuye a hacer frente a uno de los mayores retos en la actualidad en las organizaciones, la retención del talento.

Todas estas cuestiones se analizan en profundidad en la Guía “Smart Working y Analítica Avanzada. La nueva gestión de la evolución del empleado”, desarrollada por Zucchetti Spain y disponible de forma gratuita en su web.