¿Cómo seleccionar un software de gestión ERP?

El ERP (Enterprise Resource Planning) es un tipo de software empresarial que desempeña un papel estructural en las empresas. Si en el pasado éstas eran herramientas complejas y difíciles de implementar, que sólo estaban reservadas para las grandes empresas, hoy día son soluciones intuitivas, sencillas y eficaces que pueden ser decisivas para la gran mayoría de las organizaciones.

A continuación te mostraremos qué debes tener en cuenta para seleccionar el software ERP más adecuado para tu empresa, considerando los aspectos principales que se recogen en la Guía Elegir un ERP con éxito, elaborada por el fabricante de software Zucchetti Spain.

¿Qué es un ERP y qué funcionalidades tiene?

Un planificador de recursos empresariales es una herramienta de software con la que una empresa puede desarrollar casi todas sus operaciones. No sólo facilita la generación de  facturas de ingresos y gastos,  la gestión del almacén, el control de las políticas de compra de mercancías o la gestión de la contabilidad.

Los programas ERP más actuales, como es el caso de Solmicro ERP, el software ERP de Zucchetti Spain, no se limitan a las funciones de facturación, sino que son soluciones integrales que pueden incluir también soluciones CRM para la gestión comercial (Customer Relationship Management), para el control de la producción, sistemas TPV, programa de contabilidad, gestión de almacén, calidad y producción, conexión con plataformas eCommerce, software de Business Intelligence, etc. Esto permite a las empresas gestionar todas las áreas de su negocio con una única herramienta y una única base de datos, evitando así duplicidades y errores.

Hay que tener en cuenta que los ERP hoy día deben ajustarse a nuevas realidades como el teletrabajo y el Smart Working, así como también al auge de la movilidad y del eCommerce. Además, la integración del ERP con otras soluciones de software con las que trabaje la empresa es fundamental para la mejora de la productividad. El ERP es, en cualquier caso, una herramienta estratégica que fortalecerá la toma de decisiones inteligentes.

Cuáles son los tipos de ERP

Existen diferentes tipos de ERP en el mercado. Antes de abordar la cuestión de cuál es el ERP más adecuado para tu empresa, es necesario conocer las diferentes opciones.

ERP horizontal

Un software ERP horizontal es una solución generalista, que incluye funcionalidades que pueden aplicarse a múltiples sectores. Son programas personalizables, que permiten que tanto una empresa de venta de zapatillas deportivas como una consultora informática puedan gestionar todas las áreas de su negocio, desde las ventas hasta la contabilidad.

ERP vertical

Se trata de soluciones de software específicas para determinados sectores, que además de  las funcionalidades habituales de un programa ERP (facturación, ventas, compras, contabilidad…), disponen de funcionalidad específica para un sector determinado.

Por ejemplo, un software de gestión de bodegas incluye módulos específicos para la gestión de viñedos, gestión de la vendimia y gestión de bodegas, depósitos y barricas para un control eficaz de la trazabilidad.

Cómo instalar un software ERP

Hay al menos dos formas de implantar un software ERP en la empresa. Antes de empezar el proceso de implementación, hay que considerar cuál aporta un mayor valor para la organización.

ERP on premise 

Son soluciones que se instalan en los propios sistemas de la empresa. Por lo general son soluciones bajo licencia y es la empresa la que se encarga de la adquisición, implementación y el mantenimiento del hardware en el que se instalará el software ERP.

ERP en la nube

Las soluciones en la nube se ofrecen como Software como servicio (SaaS). Es el proveedor de software el que se ocupa de instalar y mantener actualizado el software. Los ERP cloud permiten un proceso de implantación menos costoso, en menor tiempo y más ágil que los modelos on premise.

Qué tener en cuenta para elegir un software ERP

Hay diferentes elementos a tener en cuenta para elegir un software ERP.

1. Escoge un partner tecnológico

Como antes se ha dicho, la integración de software es fundamental para el mundo de hoy. Las empresas necesitan disponer de un registro único de datos que les permita trabajar de forma productiva, evitando duplicidades en los departamentos. Para ello, lo mejor es elegir un partner tecnológico que nos proporcione un amplio catálogo de soluciones de software compatibles entre sí, e integrables con soluciones de terceros, de modo que se pueda facilitar la evolución tecnológica de la empresa.

2. Determina un equipo de transformación digital

Por lo general, el Director General de la empresa trabajará de forma conjunta con un Director Digital para coordinar el proceso de transformación digital, valorar las necesidades de los distintos departamentos y crear procesos que puedan aportar el máximo valor a la empresa.

3. Analiza las necesidades de digitalización de la empresa

Uno de los pasos más importantes será valorar el grado de digitalización de la organización y las necesidades de los diferentes departamentos. Esto aportará la base para que el software ERP pueda solventar las ineficiencias y mejorar la automatización.

4. Elige el software

La elección del software debe contemplar muchos aspectos a tener en cuenta: realizar una demo completa del programa, ver los distintos módulos y posibilidades de escalar hacia nuevas herramientas, analizar el contrato ERP, valorar el servicio de soporte, considerar cómo será el proceso de migración y tener en cuenta los costes. Aquí debe valorarse si se opta por un ERP vertical u horizontal, y si se implantará on premise, o se utilizará un software en la nube.

5. Implanta y configura el software

Una vez elegido el software, se llevará a cabo el proceso de implantación y desarrollos específicos necesarios, así como todas las configuraciones de los módulos que se vayan a utilizar. Es importante trazar antes una hoja de ruta para poner en marcha la migración de los datos y valorar los posibles errores y dificultades que se planteen durante el proceso.

6. Forma a los empleados

Una vez desplegado el software, deberás proporcionar a los empleados la formación específica para su uso. Aquí hay que incidir no sólo en los aspectos técnicos, sino en el cambio de mentalidad que supone el uso de un software ERP para la transformación digital.

7. Planifica la evolución tecnológica

Por último, es fundamental establecer las bases para el mantenimiento y actualización del software, así como una hoja de ruta para implementar nuevas soluciones que garanticen la evolución tecnológica de la empresa.

Seguir estos pasos, que se analizan en profundidad en la Guía “Elegir un ERP con éxito” desarrollada por Zucchetti Spain, te ayudará a elegir el software ERP más adecuado para tu negocio y lograr aumentar la automatización, así como mejorar la eficiencia de costes y la productividad. Esta guía, que está disponible de forma gratuita en la web del fabricante de software, te ayudará a trazar el camino para acertar en la elección de tu nuevo ERP.