5 herramientas útiles para la administración de proyectos y tareas

Hoy en día el progreso de las empresas está ligado al progreso de la tecnología. A medida que avanza la tecnología, las empresas utilizan cada vez más tecnologías para las tareas diarias. De este modo el software para la administración de proyectos y tareas se ha convertido en una herramienta imprescindible para las actividades de las empresas de cualquier tamaño. Y es muy lógico, ya que ayudan a simplificar los procesos, a comunicarse más rápido y a realizar el seguimiento del proyecto con facilidad.

Sin embargo, el proceso de elección del software de esta categoría puede ser bastante largo y agotador, por que hay un montón de opciones y cuesta encontrar una que mejor se adapte a sus necesidades. Teniendo eso en cuenta, hemos recopilado estas 5 herramientas útiles para la administración de proyectos y tareas que pueden mejorar su trabajo y la gestión de tareas significativamente.

GanttPRO

GanttPRO es una herramienta completa que ayudará a planificar y administrar proyectos y tareas usando el diagrama de Gantt online. Allí puede encontrar tanto funciones básicas para una gestión de proyectos exitosa como opciones más avanzadas.

De este modo, uno puede:

• precisar las tareas, establecer sus prioridades, conexiones e hitos; supervisar la evolución de los proyectos activando la ruta crítica y las líneas base, y revisando los cambios en el historial;
• controlar plazos y cuanto tiempo se gasta para completar las tareas;
• configurar el calendario del proyecto para los empleados o recursos virtuales.

Los usuarios también podrán aprovechar las posibilidades de colaboración de GanttPRO como por ejemplo un intercambio fácil y rápido a través de una URL pública o en versión impresa y la exportación del proyecto entero o de sus partes concretas en formatos populares. Entre las funciones de gestión de proyectos más complejas,encontrarán una gran cantidad de posibilidades para la gestión de recursos, costes y presupuesto.

Valoración general:

GanttPRO es una herramienta para la administración profesional de proyectos y tareas que cubrirá todas las necesidades en el uso individual igual que en los proyectos de las empresas grandes. Lo único que debería tener en cuenta es que la aplicación proporciona integraciones solo con las herramientas más esenciales.

nTask

nTask es una herramienta de administración de proyectos y tareas en línea con una interfaz comparativamente comprensible. En esta aplicación se trabaja en tableros Kanban. En cuanto a sus características, aquí puede manejar tareas y planes, trabajar con hojas de tiempo y controlar el proceso de trabajo por completo. Además, la app ayuda a llevar el registro y gestionar los riesgos y controlar los errores. nTask proporciona también un sistema elaborado para la gestión de reuniones, que le permite programar reuniones e incorporar participantes directamente a través de su correo electrónico, elaborar el acta de la reunión y compartirlo más tarde con el equipo.

Valoración general:

nTask es una buena herramienta para la gestión ágil, equipos pequeños y autónomos y tiene todas las funciones que se necesitan para llevar a cabo un proyecto. Puede que le falten algunas posibilidades de modificación y configuración dentro de la app. Los equipos que usan esta herramienta también señalan que el soporte técnico a veces es inaccesible.  

Task Manager 20|20

Task Manager 20|20 es una herramienta creada por Orbisoft con el objetivo de ayudar a las empresas a ejecutar y controlar sin esfuerzo todas las tareas y los proyectos que está abordando el equipo. Aparte de las funciones convencionales para administrar tareas, posee algunas que llaman más la atención. Por ejemplo, en TaskManager 20|20 tiene las opciones para evaluar las tarifas de los trabajos externos cuando es necesario, para realizar el seguimiento de las tendencias en trabajo y la información estadística y anticipar la paralización de trabajo y tiempos de inactividad. La aplicación pone a su disposición una base de datos receptiva, plantillas, informes dentro de la app y posibilidades de agregar todo esto en función de los requisitos específicos.

Valoración general:

La herramienta se recomienda para cualquier tipo de proyectos y empresas, pero en general se usa por la administración pública, militares, establecimientos educativos, pymes. Dos inconvenientes que deberíamos mencionar es que la interfaz de usuario quizás es un poco confusa y obsoleta en comparación con otras soluciones de gestión de proyectos contemporáneas y que el sistema de precios no es nada flexible.

Trello

Trello es una herramienta donde puede organizar proyectos usando tableros virtuales. Allí puede incluir ideas, tareas, imágenes o enlaces. Hay tres columnas que están separadas en:

• tareas que deben realizarse;
• tareas que están en proceso;
• tareas que ya se han terminado.

Esta app fácil es multiusos y se puede aplicar para cualquier tipo de tarea cuando se necesite organizar la información.

En Trello puede agregar listas, adjuntar archivos y reflexiones, marcar eventos, compartir tableros e incluir miembros en las tarjetas. Igual es posible personalizar el espacio de trabajo según las necesidades y las estrategias de trabajo específicas de las empresas de diferentes industrias. Los usuarios pueden disfrutar de más de 100 integraciones con otras herramientas ampliamente utilizadas como Google Drive, Slack, Jira y otras.

Valoración general:

Trello es un magnífico organizador de tareas y actividades diarias para la administración de proyectos. Lo que hay que tener en mente es que una vez que crea muchas tarjetas, el proceso puede volverse bastante complicado y caótico, por eso conviene más usarlo para los proyectos menos complejos. Las capacidades de almacenamiento de datos en la app son limitadas.

Nuvro

Nuvro es una herramienta de administración de proyectos y tareas que ayudará a gestionar el trabajo y las tareas del equipo de forma bien estructurada. Todo lo necesario para elaborar el proyecto, se sitúa en una sola página con una interfaz sencilla. La app tiene un Administrador de documentos donde puede retener, distribuir y gestionar los archivos. Las notas en línea para capturar ideas y guardar borradores y transmitirlos a los miembros del equipo, y las listas de tareas pendientes, hacen que todas las tareas sean más fáciles y agradables. Además, los miembros del equipo encontrarán útil la posibilidad  de crear mensajes en la aplicación para hablar sobre asuntos relacionados con el trabajo.

Valoración general:

Nuvro es una opción excelente para el manejo de proyectos para pequeñas empresas con empleados remotos y autónomos. Le faltan algunas funciones muy comunes de las herramientas de administración de proyectos, como por ejemplo la gestión de recursos y presupuestos, o control de tiempo.