Crear horarios laborales para trabajadores de empresas

Llevar a buen puerto a una empresa no es nada sencillo. Son numerosos los procesos que hay que realizar con tal de obtener resultados que estén a la altura de las expectativas: lanzar campañas de marketing que sean efectivas, no equivocarse en los números al hacer tareas de contabilidad y un larguísimo etcétera.

Hoy hablaremos de otra acción fundamental: crear horarios laborales. Y es que es fundamental que cada trabajador tenga asociado un horario que cumpla jornada tras jornada, el cual se solape con el de los demás empleados. Por ejemplo, los que forman parte de un mismo departamento es conveniente que tengan todos el mismo horario, pero tal vez no tenga por qué ser idéntico al de los profesionales que trabajan con herramientas completamente distintas.

Así lo demuestran los comercios electrónicos de gran éxito a nivel nacional e internacional. Los mozos de almacén tienen unos horarios más intensos y exigentes en ciertas épocas del año, como precisamente ahora está ocurriendo con motivo de la celebración de los Prime Days durante los que se lanzan ofertas muy atractivas. Esto da pie a que el número de pedidos aumente.

Gestionar los horarios en fechas específicas como la que acabamos de mencionar y en el resto de jornadas puede ser un quebradero de cabeza. Ya de por sí es bastante lioso al tratarse de una PYME con una cifra de trabajadores más bien reducida, así que con una multinacional que abarca un número de empleados muy elevado, el esfuerzo a realizar es considerable.

Por suerte, la situación ha cambiado radicalmente a raíz del surgimiento de ciertos programas informáticos. Nos referimos al software que está pensado para crear horarios laborales sin ningún tipo de dificultad.

Así son los programas que permiten crear horarios laborales

Lo primero que llama la atención de estos programas es lo intuitivos que llegan a ser. Esto se evidencia sobre todo a la hora de gestionar los turnos rotativos y la bolsa de horas extra. Esta es, con diferencia, la tarea más complicada de todas especialmente en caso de que el número de empleados sea elevado. Con dicho software, pasa a ser coser y cantar.

En gran medida, la sencillez viene dada por la intuitividad de su interfaz gráfica. Estamos ante un entorno virtual que da pie a que no surjan dudas de ningún tipo. Gracias a ello, es posible planificar los horarios de trabajo en un tiempo récord.

Aunque el hecho de ser intuitivos es la característica que lleva a más empresas a decantarse por la implementación de estos programas, lo cierto es que hay otros aspectos muy positivos que terminan convenciéndolas. Otro de ellos se resume en lo completos que son.

No importa si los turnos a organizar son rotativos o de otros tipos. En todos los casos, es viable crear horarios laborales sin dificultades, llevando a cabo para tal fin una gran cantidad de tareas.

Una de ellas consiste en asignar tareas, así como los propios turnos. Pero, ¿qué pasa tras realizar esta acción? Tal vez el empleado en cuestión se encuentre en su casa y no sepa que, al día siguiente, tendrá que entrar antes o después. El propio programa es el encargado de hacerle llegar dicha información por medio de una notificación. Es de agradecer que el sistema notifique los turnos y horarios, puesto que gracias a ello se reduce al máximo el porcentaje de absentismo.

Por otra parte, también es destacable lo completos que son los mejores programas para crear horarios laborales, demostrándolo al permitir a los responsables el hecho de dar forma a tantas plantillas como estimen oportunas. Por ejemplo, es habitual que los profesionales que conforman el equipo de Recursos Humanos hagan un horario para cada departamento y para cada mes o semana. Organizarlos todos podría ser lioso, pero el módulo habilitado para gestionarlos permite asignar desde un nombre en concreto hasta una tonalidad, abreviaturas, etcétera. Así pues, localizarlos a posteriori será sencillo y rápido.

Conviene destacar que este programa muestra información relevante en tiempo real. La más importante de todas guarda relación con la disponibilidad de los trabajadores. De hecho, en cada momento sabrás qué carga de trabajo tienen. Si en ese preciso instante no tienen mucho que hacer, podrás asignarles tareas y llevar un preciso control horario.

Las notificaciones evitan los típicos despistes, pero tarde o temprano puede producirse el temido momento en que un trabajador se olvida de que tenía que entrar a una hora en concreto. Esto afecta a sus compañeros y a la productividad de la empresa, por lo que conviene que estés informado de ello cuando suceda.

De nuevo hay que hablar del sistema de notificaciones, ya que también funciona con los responsables de RRHH. Todos ellos reciben un aviso en el que se señala al trabajador que, por un motivo u otro, no ha hecho acto de presencia en su puesto de trabajo a la hora indicada.