Los autónomos y pymes necesitarán nuevo material de oficina para cumplir con el RGPD
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Negocio

Los autónomos y pymes necesitarán nuevo material de oficina para cumplir con el RGPD

Los empresarios y emprendedores deben estar actualizados sobre las condiciones del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que entró en vigor el pasado mes de mayo, y que obliga a las empresas y autónomos a hacer cambios legales y también en cuanto a la organización y gestión interna de su trabajo


Reglamento General de Protección de Datos

El nuevo RGPD tiene como objetivo garantizar totalmente la privacidad de aquellos que proporcionan su información personal y para eso se han implementado las medidas de protección de datos, haciendo referencia tanto a los datos físicos como a aquellos que se proporcionan online.

Para poder cumplir con la nueva normativa europea, será imprescindible que las empresas cuenten con un suministrador de confianza, como distrimar, para hacerse con el material de oficina que ayude a gestionar todo el almacenamiento de datos, sobre todo de datos físicos. En este sentido, habrá que comprar artículos de oficina como los siguientes que vamos  a enumerar.

Material de oficina necesario para cumplir con el  RGPD

Con la entrada en vigor del RGPD, las empresas tendrán que conservar algunos documentos de forma física durante al menos cinco años, como por ejemplo es el caso de las facturas de sus clientes. En este sentido, tendrá que equiparse con archivadores y fundas multitaladro para guardar todos esos documentos e incluso recurrir a las carpetas colgantes para organizarse mejor.

Las destructoras de papel serán nuevos instrumentos imprescindibles para poder cumplir con la normativa eficientemente, ya que habrá que eliminar todos los documentos que ya no sirvan y que contengan información confidencial de una manera profesional, sin dejar ningún tipo de rastro. Además, todos aquellos clientes que lo soliciten tendrán pleno derecho al olvido total de sus datos personales y, por lo tanto, estos deberán ser eliminados.

No podemos olvidarnos igualmente de la utilización del usb o del disco duro externo para poder almacenar los datos de manera digital durante el tiempo que especifique la normativa. De esta forma, conseguiremos tener esta información siempre a mano y disponible y se evitará el consumo excesivo de papel. 

Los olvidados sobres para el correo postal volverán a ocupar su lugar de relevancia dentro de la oficina, como explicaremos en el siguiente punto.

Correo tradicional vs correo electrónico para avisar a los clientes de la nueva normativa

La mayoría de las empresas, con la llegada de la era digital, empezaron a dar de lado al correo convencional en pos del correo electrónico, por su inmediatez y porque no conlleva gastos. Sin embargo no podemos dejar de valorar el uso del correo postal con una carta personalizada y formal.

El Reglamento General de Protección de Datos obliga específicamente a avisar a los clientes de esta nueva normativa europea y de los cambios que se llevarán a cabo a partir de ahora.

Para informar sobre la nueva normativa del RGPD, podemos recurrir al correo electrónico por las ventajas que ya hemos señalado, pero una carta física bien redactada y dirigida personalmente al cliente puede ser una buena baza de actuación en este caso si queremos realmente que el cliente se entere.

El hecho de recibir esta información en papel invita a una lectura más pausada y se interioriza mejor. Así que los sobres y el papel de oficina van a ser un método eficaz para informar a nuestros clientes sobre sus nuevos derechos en materia de protección de datos.

Así que ya lo sabéis, grandes empresarios, autónomos o pequeñas pymes, ha llegado el momento de ponerse en marcha con la correcta adaptación de la oficina a los nuevos cambios a los que obliga el buen cumplimiento de la normativa del RGPD.

No os olvidéis en ningún momento de la obligación de avisar a los clientes y usuarios para que acepten voluntariamente las nuevas condiciones que imponen desde Europa en esta materia y darles a conocer  sus derechos, para que puedan libremente aceptar la cesión de sus datos en el nuevo marco legislativo o rechazarlo si así lo creen conveniente.

Volvemos a hacer hincapié de que, en este sentido, debido al gran número de correos que los usuarios van a recibir, puede ser una buena idea acompañar esta información con una carta en papel para ganarnos la confianza de nuestros clientes y así marcar la diferencia con el resto de las empresas y, especialmente, con la competencia. No os olvidéis, igualmente, de proporcionales una vía de aceptación fácil, como la respuesta a un SMS de forma gratuita unos días después de haber sido informados por correo tradicional.

Reglamento General de Protección de Datos

El nuevo RGPD tiene como objetivo garantizar totalmente la privacidad de aquellos que proporcionan su información personal y para eso se han implementado las medidas de protección de datos, haciendo referencia tanto a los datos físicos como a aquellos que se proporcionan online.

Para poder cumplir con la nueva normativa europea, será imprescindible que las empresas cuenten con un suministrador de confianza, como distrimar, para hacerse con el material de oficina que ayude a gestionar todo el almacenamiento de datos, sobre todo de datos físicos. En este sentido, habrá que comprar artículos de oficina como los siguientes que vamos  a enumerar.

Material de oficina necesario para cumplir con el  RGPD

Con la entrada en vigor del RGPD, las empresas tendrán que conservar algunos documentos de forma física durante al menos cinco años, como por ejemplo es el caso de las facturas de sus clientes. En este sentido, tendrá que equiparse con archivadores y fundas multitaladro para guardar todos esos documentos e incluso recurrir a las carpetas colgantes para organizarse mejor.

Las destructoras de papel serán nuevos instrumentos imprescindibles para poder cumplir con la normativa eficientemente, ya que habrá que eliminar todos los documentos que ya no sirvan y que contengan información confidencial de una manera profesional, sin dejar ningún tipo de rastro. Además, todos aquellos clientes que lo soliciten tendrán pleno derecho al olvido total de sus datos personales y, por lo tanto, estos deberán ser eliminados.

No podemos olvidarnos igualmente de la utilización del usb o del disco duro externo para poder almacenar los datos de manera digital durante el tiempo que especifique la normativa. De esta forma, conseguiremos tener esta información siempre a mano y disponible y se evitará el consumo excesivo de papel. 

Los olvidados sobres para el correo postal volverán a ocupar su lugar de relevancia dentro de la oficina, como explicaremos en el siguiente punto.

Correo tradicional vs correo electrónico para avisar a los clientes de la nueva normativa

La mayoría de las empresas, con la llegada de la era digital, empezaron a dar de lado al correo convencional en pos del correo electrónico, por su inmediatez y porque no conlleva gastos. Sin embargo no podemos dejar de valorar el uso del correo postal con una carta personalizada y formal.

El Reglamento General de Protección de Datos obliga específicamente a avisar a los clientes de esta nueva normativa europea y de los cambios que se llevarán a cabo a partir de ahora.

Para informar sobre la nueva normativa del RGPD, podemos recurrir al correo electrónico por las ventajas que ya hemos señalado, pero una carta física bien redactada y dirigida personalmente al cliente puede ser una buena baza de actuación en este caso si queremos realmente que el cliente se entere.

El hecho de recibir esta información en papel invita a una lectura más pausada y se interioriza mejor. Así que los sobres y el papel de oficina van a ser un método eficaz para informar a nuestros clientes sobre sus nuevos derechos en materia de protección de datos.

Así que ya lo sabéis, grandes empresarios, autónomos o pequeñas pymes, ha llegado el momento de ponerse en marcha con la correcta adaptación de la oficina a los nuevos cambios a los que obliga el buen cumplimiento de la normativa del RGPD.

No os olvidéis en ningún momento de la obligación de avisar a los clientes y usuarios para que acepten voluntariamente las nuevas condiciones que imponen desde Europa en esta materia y darles a conocer  sus derechos, para que puedan libremente aceptar la cesión de sus datos en el nuevo marco legislativo o rechazarlo si así lo creen conveniente.

Volvemos a hacer hincapié de que, en este sentido, debido al gran número de correos que los usuarios van a recibir, puede ser una buena idea acompañar esta información con una carta en papel para ganarnos la confianza de nuestros clientes y así marcar la diferencia con el resto de las empresas y, especialmente, con la competencia. No os olvidéis, igualmente, de proporcionales una vía de aceptación fácil, como la respuesta a un SMS de forma gratuita unos días después de haber sido informados por correo tradicional.

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