¿Cómo gestionar las responsabilidades fiscales de tu empresa?

Toda empresa debe controlar algo más que sus ventas y resultados, es necesario llevar la fiscalidad. Lo que pasa es que a menudo se deja para el último día y es un quebradero de cabeza. Si quieres gestionar las responsabilidades fiscales de tu empresa de forma más eficiente, anota algunas claves. Vamos a ver consejos concretos sobre una administración ágil y práctica que te facilite el día a día.

Claves para gestionar las responsabilidades fiscales de tu empresa

Si tienes una empresa, seguro que sabrás que tienes una serie de obligaciones tributarias, ¿cómo asegurarte de que no se escape ninguna? Vamos a ver una serie de claves a seguir para tenerlo todo controlado y al día. Además, te servirán para ahorrar tiempo, mejorar la rentabilidad y reducir problemas.

1. Apóyate en una gestoría y asesoría

Igual que tú dominas acerca de tu negocio, una gestoría cuenta con profesionales que saben exactamente los pasos correctos para estar al día con Hacienda.

Incluso en tiempos de apretarse y reducir gastos, no conviene dejar de pagar a una gestoría. Normalmente no supone un gran desembolso, ya que suelen cobrar una cuota mensual asequible.

Es posible que te preguntes qué impuestos debes pagar y también sobre las cotizaciones sociales. Podrías también aclarar dudas acerca de tus trabajadores o de importación de materiales del extranjero.

Con la ayuda de una gestoría, podrás evitar errores que te podrían salir caros con sanciones futuras. Sea cual sea tu caso y el tamaño de tu empresa, una gestoría se ocupa de lo principal. Además, te ofrece una gran tranquilidad, al saber que estás llevando todos los temas de impuestos de la empresa de manera correcta.

Por otra parte, si te apoyas en tu gestoría, podrás aprovechar ciertas ayudas o incentivos para tu negocio que de otra manera no conocerías. Imagina que pudieras conocer alguna nueva normativa que supone un beneficio para tu empresa si consigues informarte de los detalles y presentar a tiempo cierta documentación.

2. Aprende algunos conceptos básicos

Más allá de delegar en expertos en gestión fiscal, es conveniente tener unas nociones básicas. Te permitirá desenvolverte con más confianza y anticiparte a nivel financiero.

Por ejemplo, como empresario conviene que sepas qué es el impuesto de sociedades. Además, necesitarás tener claro cuándo se paga, si tu empresa se encuentra entre las obligadas y lo que te supondrá de desembolso.

Esto te permitirá tomar decisiones estratégicas en cuanto a aspectos financieros y de liquidez de la empresa, para hacer frente a los gastos tributarios durante el año.

Por ejemplo, puede que en los cobros de IVA trimestrales no sea el mejor momento para asumir ciertos gastos extra. Además, conviene que tengas en cuenta qué te puedes desgravar. Así podrás saber realmente cuáles son tus números reales, teniendo en cuenta los impuestos.

Estos son los principales modelos a presentar en España:

• Modelo 347: declaración anual de operaciones con terceros
• Modelo 130: autoliquidación del pago fraccionado de IRPF
• Modelo 111: retenciones realizadas de IRPF
• Modelo 190: un resumen anual de los modelos trimestrales 111
• Modelo 303: autoliquidación trimestral del IVA
• Modelo 390: resumen anual de IVA presentado

Estos son solo algunos ejemplos de los principales modelos que una empresa presenta durante el año.

Si tienes claros unos mínimos, podrás gestionar mejor tu empresa. Por ejemplo, estas son algunas decisiones clave asociadas a tu situación fiscal:

• Solicitud de financiación
• Inversiones
• Acceso a ayudas
• Contratación de personal
• Cambios en la política de precios

Por mucho que la gestoría realice ciertos trámites, no deberías delegar las decisiones estratégicas clave. Tu empresa necesita a un líder que se responsabilice de los temas fiscales, porque a fin de cuentas quien deberá responder ante Hacienda serás tú.

3. Utiliza un sistema informático eficiente

Las empresas a día de hoy tienen una gran ventaja: hay programas de contabilidad intuitivos y asequibles para gestionar todo. Con un software en la nube como Holded vas a poder gestionar las responsabilidades fiscales de tu empresa.

• Automatización de presentación de impuestos
• Conciliación bancaria
• Localización rápida de asientos descuadrados
• Actualización continua del libro diario
• Análisis completo y fácil de las finanzas de la empresa

Además, puedes dar los accesos a tu gestoría y que ellos también vean todo en tiempo real.

A la hora de elegir un programa de este tipo, ten en cuenta algunos puntos:

• Que sea intuitivo y fácil de usar para todo el equipo
• Fácil de integrar con otras herramientas que utilices
• Capaz de cubrir todas las necesidades de tu contabilidad
• Que pueda crecer y sea escalable
• Que te permita importar y exportar datos
• Accesible desde diferentes lugares y dispositivos
• Elige un software con soporte y actualizaciones

Si quieres automatizar otras áreas del negocio, como Recursos Humanos, Marketing o Ventas, un ERP o software de gestión empresarial es muy útil para eso.

Holded es un Enterprise Resource Planning (ERP) que se gestiona desde la nube y es muy fácil de usar. Puedes acceder a todos los temas fiscales de la empresa desde casa o la oficina. También puedes elegir que tus empleados tengan acceso a determinada información y utilidades de la herramienta completa.

También hay programas específicos de gran utilidad para gestionar el día a día de una empresa a nivel fiscal. Por ejemplo, existe un software concreto para digitalizar facturas. Con esto ahorras mucho tiempo, teniendo toda la información centralizada y disponible. Es una gran forma de reducir el papeleo y de hacerte la vida más fácil.

A la hora de elegir el kit de herramientas que tu empresa utilizará para llevar los temas de contabilidad y de impuestos, recuerda estos puntos:

• Implica a tu equipo para que elija la tecnología
• Haz una prueba tipo demo antes de hacer la inversión
• Da el salto de forma progresiva para adaptarte sin problemas
• Cuenta con una fase inicial de adaptación
• No escatimes, ya que un programa puede salirte rentable
• Asegúrate de que se trate de una solución intuitiva

4. Define unos protocolos organizados

Si quieres ganar tranquilidad, un punto importante es protocolizar las tareas. Así tienes que dedicar menos energía en pensar cómo hacer ciertas actividades repetitivas. Al mismo tiempo, te deja más espacio mental para tu trabajo más cualificado y creativo.

Además, organizar y protocolizar los procesos es fundamental para poder coordinarse con eficacia y conseguir los mejores resultados.

Imagina que dentro de la empresa cada uno nombra los ficheros de una forma distinta. Después, al intentar localizar una factura o un contrato, se vuelve mucho más difícil. Con todo lo que se refiere a la contabilidad ocurre exactamente igual: se necesita un sistema unificado.

Si quieres llevar al día las responsabilidades fiscales de tu empresa y evitar problemas, establece un funcionamiento claro y concreto.

• Reducirás el riesgo de que se te pase algún plazo
• Mejorarás la cohesión dentro de la empresa
• Ganarás en bienestar y reducirás el estrés
• Te podrás asegurar de estar llevando bien la fiscalidad
• Puedes rotar el personal y asumir imprevistos con más eficacia

Una vez dicho esto, no olvides que los protocolos se deben comunicar, compartir y revisar. Cuenta con tu equipo para que den feedback y vayan diciendo qué tal les funciona el sistema. Es fundamental la implicación de todos para que cada proceso avance bien, con el compromiso de cada miembro del equipo.

Asimismo, recuerda que conviene revisar los procesos cada cierto tiempo. Hay empresas de consultoría que ayudan a optimizarlos. Además, puedes emplear programas informáticos que te ayuden a analizar y mejorar resultados.

Lo importante es que cada vez puedas funcionar de manera más ágil, para que tus responsabilidades fiscales estén controladas pero no te supongan muchos dolores de cabeza.

Conclusión

Como ves, hay ciertos aspectos generales que tu empresa puede valorar para conseguir un funcionamiento más eficaz en cuanto a la gestión fiscal. Cada sector y negocio es un mundo, pero a grandes rasgos estas buenas prácticas te pueden servir.

La automatización de procesos y el uso de tecnología te harán la vida más fácil. Con todo, asegúrate de contar con la ayuda profesional adecuada.

• Apóyate en una gestoría
• Aprende claves de temas fiscales
• Cuenta con la tecnología para automatizar
• Crea protocolos eficaces

El tema fiscal no es menor, porque repercute en la rentabilidad del negocio, su viabilidad y su legalidad. Apóyate en una gestoría, y recuerda en todo momento que hay unas bases en las que tienes que estar al día para poder gestionarlo todo.

¡Mucha suerte con la gestión fiscal de tu empresa y que consigas los mejores resultados!