Así será el proceso de facturación electrónica para los autónomos

La implantación de la factura electrónica obligatoria en España se está realizando de forma progresiva. Aunque, de momento, los trabajadores autónomos y las pymes no están obligados a facturar electrónicamente, es cuestión de tiempo que así tengan que hacerlo.

¿Y cuál es la fecha previsible en la que se establecerá dicha obligación? A ciencia cierta no se sabe, pero hay una cosa clara: será a corto plazo.

Qué es exactamente una factura electrónica

No debe confundirse la factura digital o digitalizada con la factura electrónica. La primera es similar a una factura impresa, con la diferencia de que se elabora por ordenador y se convierte a un formato digital visible por pantalla, caso del PDF.

La confección del documento puede hacerse de forma más o menos manual (por ejemplo, valiéndose de una hoja de cálculo Excel o de un editor de texto tipo Word). También es posible emplear un programa informático de gestión que disponga de la opción de generar facturas.

Por contra, la factura electrónica se distingue por estas dos particularidades:

• Debe confeccionarse mediante un programa específico que permita facturar electrónicamente.
• Los datos contenidos en la factura son enviados directa y automáticamente al cliente y a la administración tributaria.

Lo que se envía no son archivos de imagen, sino paquetes de datos. El sistema informático del receptor interpreta esos datos y, entre otras muchas opciones, permite visualizar en pantalla un símil de la factura.

La consecuencia directa es que tanto el emisor de la factura como el cliente han de disponer de un entramado informático de hardware y software que les permita conectarse automáticamente interpretar los paquetes de datos.

El sistema, además, ha de ser capaz de conectarse, también automáticamente, con los servidores de los organismos de recaudación.

Cómo emitir una factura electrónica

¿Y cómo hacer una factura electrónica con un programa específico? En el mercado hay diversas opciones, tanto en la nube como instalables en los propios ordenadores del negocio.

El manejo de estos programas es muy intuitivo, pues están precisamente diseñados para que puedan ser manejados por personas sin formación específica. El procedimiento de generación de facturas es muy parecido en todos ellos:

• Se introducen, paso por paso, todos los datos de la factura.
• Una vez introducidos, el sistema solicita la confirmación de los datos facilitados.
• Si el usuario está conforme, hace clic en una opción denominada “Emitir factura” o similar.

No hay que preocuparse de nada más. El programa automáticamente genera, almacena y envía la factura electrónica.

Ventajas de la facturación electrónica

Además de la generación y envío automático de las facturas, los sistemas de facturación electrónica ofrecen, entre otras, las siguientes ventajas:

• Almacenamiento ordenado y seguro.
• Consulta inmediata.
• Gestión fácil y sin errores de los cobros y pagos asociados a las facturas.

En resumidas cuentas, implantar la facturación electrónica equivale a disponer de polivalencia operativa, reducir los costes asociados y minimizar los márgenes de error. 

Finalmente, ¿cómo deben afrontar los autónomos y las pymes la previsible obligatoriedad futura? La decisión inteligente es comenzar a emplear cuanto antes un programa diseñado específicamente para emitir facturas electrónicas.

Una opción muy completa, sencilla de usar y económica es el software Declarando, un programa factura electrónica que dispone de multitud de opciones de control y consulta de facturas. Además, los usuarios de Declarando se benefician de un servicio de asesoramiento por parte de especialistas que les ayudan a mejorar su situación fiscal y a ahorrar una media de 4.000 € al año en impuestos".