Tu evento profesional en 3 sencillos pasos

¿Estás pensando en organizar evento profesional? Para no dejarte nada por el camino, es importante hacer una planificación completa de todo lo que necesitas.

Es recomendable dejarlo todo en manos de una empresa especializada en el sector, como es el caso de Privateaser, una plataforma que te permite organizar tu evento B2B (Business to Business, entre empresas). Esta recomendación te asegurará que hasta el más mínimo detalle estará cubierto, además de darle unas garantías mínimas de que el evento saldrá perfecto.

Sin más preámbulos, vamos a detallar 3 pasos clave que tendremos que seguir para crear el evento perfecto.

¿Cómo crear el evento perfecto en 3 pasos?

Creando el Briefing

Lo primero que tendremos que hacer es sentarnos para pensar en lo que buscamos conseguir realmente con el evento y, para ello, podemos contestar a estas preguntas:

-¿Qué tipo de evento vamos a crear?

-¿Cuál es la estimación de personas que van a asistir?

-¿Cuáles son los objetivos que buscamos cumplir con el evento?

-¿Qué presupuesto tenemos para el mismo?

Puedes agregar cualquier otra pregunta que consideres importante.

Cuando ya sabes lo que busca el cliente potencial, desarrollaremos el concepto sobre el que se va a basar el evento, así como su temática.

Dependiendo del tipo de evento a planificar, definiremos los elementos para crear una buena planificación y coordinación.

Creación del plan de acción

Aquí bien lo más importante: el plan de acción nos permitirá planificarlo todo al detalle, controlando todos los actores que están involucrados en el evento.

Aquí tendremos que pensar en datos clave como puede ser las fechas, las ciudades, los presupuestos asignados a cada necesidad, las actividades que se van a llevar a cabo en ese evento, gestionar el alojamiento para los invitados.

También tendremos que controlar todos los datos de los contactos de las entidades que asistirán. Cualquier cambio, aunque sea pequeño, podría dar al traste con la organización.

Estos son algunos de los puntos clave del plan de acción:

Venue (lugar de encuentro): Debes encontrar un venue que se adapte a las necesidades del cliente y que esté ubicado en un lugar lógico, bien comunicado, con buena ventilación, con parking…

Presupuesto: Establece un presupuesto en el que se detallen todos los gastos.

Montaje técnico: Debes conocer todo lo que entraña el montaje, como el espacio que hace falta, días de preparación, materiales.

Decoración: Debemos decidir también cómo vamos a decorarlo todo.

Permisos: Hay determinados permisos que se deben solicitar en base a la cantidad de personas que asistirán al evento.

Preparándolo todo

Una vez que ya tengas todo lo anterior listo, ahora viene la preparación del evento. Tendrás que confirmar los servicios, gestionar las tareas de marketing, diseñar y mandar las invitaciones, acondicionar el lugar de encuentro, pensar en el catering, entre otras muchas tareas.

Ante tanto trabajo, es posible descuidar algún detalle importante y no acordarse del mismo hasta el último momento.

Para evitar que esto ocurra, recuerda que Privateaser puede echarte una mano con todo.