Gestión documental para empresas, ¿qué software elegir?

Para cualquier tipo de empresa, gestionar adecuadamente todos los documentos es imprescindible para el buen funcionamiento de la misma. En este sentido, es muy importante saber elegir un software de gestión completo, que ayude a llevar a cabo todas estas tareas de la mejor forma posible, favoreciendo la productividad y el rendimiento de la entidad.

Antes de que las nuevas tecnologías se asentarán en la sociedad y más especialmente en el terreno laboral, la gestión documental en las empresas se solía hacer de manera manual, utilizando para ello las clásicas carpetas compartidas. Si bien es cierto que este método falla poco y, en ocasiones, se usa como alternativa a estas tareas, hay que tener en cuenta que, en la actualidad, han surgido programas y software específicos para la gestión documental, favoreciendo el rendimiento de la entidad y de los propios trabajadores.

El formato de carpetas compartidas ya se ha quedado anticuado, puesto que este sistema únicamente ayuda a almacenar los documentos. Sin embargo, si se instala un software específico para esta tarea, se podrán obtener otros servicios, tales como controlar el ciclo de vida que presenta un documento en cuestión, conocer los flujos de trabajo, realizar clasificaciones o incluso gestionar las búsquedas a través de filtros que faciliten este proceso, entre otras cosas.

Como bien se sabe, la gestión de documentos es una tarea esencial para cualquier empresa que se precie, debido a que el principal objetivo de ello es contar con un sistema donde estén bien almacenados todos los documentos que se necesiten, tener acceso a ellos fácilmente y poder compartirlos con aquellos que sean imprescindibles, como por ejemplo los trabajadores, los clientes o los proveedores. Con un software adecuado, todas estas acciones se pueden realizar de una forma rápida, cómoda y sencilla.

Microsoft SharePoint para la gestión documental

Dentro de los muchos programas de gestión documental que se pueden encontrar en el mercado, Microsoft cuenta con uno muy completo que facilita estas tareas a cualquier empresa. Se trata del software Microsoft SharePoint. Como era de esperar, la entidad estadounidense vuelve a sorprender ofreciendo un servicio único a las entidades, pudiendo utilizar este programa para llevar a cabo múltiples tareas necesarias para el buen funcionamiento de una empresa.

Almacenaje

Por supuesto, este software permite almacenar todos los documentos que se necesiten en la empresa. A través de este sistema, se pueden organizar cómodamente para tener un fácil acceso a los mismos, pudiendo almacenarlos o bien por carpetas, un formato más tradicional o, si se prefiere, por opciones más avanzadas cuyas bases principales son los metadatos o expedientes.

Asimismo, incluye plantillas para todo tipo de documentos, desde facturas, a comunicados, escritos o contratos, entre otros.

Compartir

El software que presenta Microsoft ofrece la posibilidad de compartir los documentos con quien se desee, pudiendo además añadir filtros según el colectivo con el que se quiera compartir un tipo de información u otra. Es un sistema muy sencillo, puesto que dichos documentos se comparten a través de enlaces, haciendo que el método sea mucho más eficaz.

Automatización

Este sistema también cuenta con una opción para poder automatizar cualquier proceso que se necesite. La automatización se lleva a cabo a partir de los flujos de trabajo, teniendo la posibilidad de crear flujos propios, según lo que más le convenga a la empresa o necesite en cada momento.

Búsquedas

El formato de búsqueda del software de Microsoft es realmente sencillo, debido a que se pueden encontrar los documentos que interesan o bien a partir de sus propiedades, o incluso a través de su propio contenido. Esto se traduce en un proceso más eficiente y productivo, puesto que las personas que lo necesiten encuentran los documentos fácilmente.

Nuevos documentos

También el sistema permite crear nuevos documentos, teniendo como modelos otros más antiguos. Esto se hace con el objetivo de ahorrar tiempo y esfuerzo, unificando en un mismo sistema toda la documentación, tanto la presente como la pasada.

Firma

Otro aspecto que hay que destacar de este software es que permite que todos los documentos se puedan firmar de manera electrónica, contando con la legalidad que se necesita. De esta forma, el usuario o la empresa no solo puede firmar los documentos que correspondan rápidamente, también tienen la posibilidad de solicitar la firma a otras personas.