Así será el nuevo registro horario digital: tú decides si las horas extra se pagan o se cambian por descanso
El reglamento que hará digital el registro horario, con acceso remoto para la Inspección, podría entrar en vigor en los primeros meses del 2026.
El Ministerio de Trabajo ha trasladado a audiencia pública el borrador del reglamento que cambia por completo el control de la jornada laboral. Un sistema digital que tiene como novedad el acceso remoto a la Inspección de Trabajo y a la representación de los trabajadores.
Ahora, el trabajador podrá decidir si las horas extraordinarias se cobran o se compensan con descansos.
Cambios en el registro horario digital y qué debe anotar cada trabajador
Una reforma ligada a la nueva jornada laboral de 37,5 horas, en la que se especifica que el trabajador deberá realizar el fichaje de la hora de entrada, salida y horas extraordinarias “de forma libre, directa e inmediata”.
Igualmente, se deberá registrar a través de este sistema digital de fichaje la modalidad de trabajo: presencial, a distancia o por horas.
Quedarán atrás los métodos antiguos de fichaje que se limitaban a unos cuadernos, hojas sueltas o un Excel para controlar la hora de entrada y salida de los trabajadores.
El avance tecnológico llega también al sistema de fichaje de la jornada laboral, con cambios significativos tanto para el trabajador como para las empresas.
Qué deberá anotar el trabajador cada día en 2026:
Una de las dudas que se nos presenta es qué tendremos que anotar cada día a la hora de entrar, salir o hacer horas extraordinarias en el trabajo. Una labor que deberemos hacer todos los días que vayamos a trabajar a partir del 2026.
6 puntos básicos son los que deberás anotar en el nuevo sistema de fichaje digital, desde el tipo de horas hasta las pausas reglamentarias.
- Tipo de horas: si son ordinarias, complementarias o extraordinarias, y decidir si las horas extra se pagarán o se compensarán con descanso.
- Hora y minuto de entrada y de salida del puesto de trabajo.
- Pausas que no computen como tiempo de trabajo efectivo
- Minutos de espera o de disponibilidad para la empresa.
- Interrupciones del derecho a la desconexión digital.
- La modalidad de trabajo: presencial o a distancia, y la duración de la jornada.
En ningún caso, estas anotaciones podrán condicionarse por la empresa y cualquier cambio exige la autorización del trabajador. Si no hay acuerdo, el registro deberá reflejar la modificación de la empresa y la oposición por parte del trabajador.
Este es un aspecto muy importante y en beneficio del trabajador que traerá consigo el sistema de fichaje laboral: estas anotaciones no podrán estar condicionadas por la empresa. En caso de que se dé una decisión que cuente con la oposición del trabajador, también quedará reflejado en el sistema digital.
Registro de las horas extraordinarias y decidir si se pagan o se descansan
Una de las novedades más importantes es que, al marcar las horas extraordinarias, el trabajador podrá elegir si se remuneran o se compensan con tiempo de descanso.
La finalidad de esta novedad es facilitar la labor de la Inspección de Trabajo: el Estatuto de los Trabajadores limita a 80 las horas extra anuales que puede realizar el trabajador sin descanso en los cuatro meses siguientes. Con este nuevo registro digital, el control será más ágil, efectivo y objetivo.
Por lo tanto, a partir de 2026, tendrás la capacidad de decidir si quieres que las horas extraordinarias sean abonadas o prefieres disfrutarlas en tiempo de descanso.
El sistema de fichaje laboral deberá permitir el acceso “en cualquier momento y de forma inmediata”, tanto de forma remota como presencial en los centros de trabajo. La información tendrá que estar en formatos tratables, legibles y compatibles, y su tratamiento se someterá de manera estricta a la normativa de protección de datos.
Plazos, formación y elección de herramientas digitales por las empresas
Se prevé su aplicación en los primeros meses de 2026. No habrá una herramienta única; cada empresa podrá elegir entre varias posibilidades, siempre que cumpla los requisitos anteriores.
Otro aspecto importante sobre el fichaje digital es que se deberá garantizar una formación adecuada y actualizada sobre el sistema digital. Este tiempo de formación contará como trabajo efectivo y no podrá repercutirse coste alguno a la plantilla.
A partir del 2026 quedará atrás fichar de cualquier manera la hora de entrada y salida del puesto de trabajo y hacerlo en hojas de papel. Tanto empresas como trabajadores deberán adaptarse a este nuevo sistema digital y cumplir con la normativa establecida por el Ministerio de Trabajo.
